Warsztat oficera prasowego

Kategoria: Organizacja

Państwowa Straż Pożarna to instytucja finansowana z podatków, dlatego jest zobowiązana do udzielania prasie informacji o funkcjonowaniu ochrony przeciwpożarowej. Jak to robić profesjonalnie?

 Co do zasady instytucja publiczna, jak np. nasza formacja, funkcjonuje w sposób transparentny. Wszelkie aspekty dotyczące sfery operacyjnej, logistycznej, finansowej czy kadrowej są podawane do publicznej wiadomości na żądanie mass mediów lub w trybie wniosku o udostępnienie informacji publicznej. Niezależnie od zapytań dziennikarzy czy mieszkańców danej miejscowości czy powiatu, Państwowa Straż Pożarna udostępnia część informacji z bieżącej działalności za pomocą Biuletynu Informacji Publicznej lub własnej strony internetowej. Mogą to być opracowania prezentujące działalność roczną, kwartalną, wszelkiego rodzaju statystyki lub po prostu relacja z akcji ratowniczo-gaśniczej, ćwiczeń czy uroczystości.

Zgodnie z prawem prasowym informacji prasie zobowiązany jest udzielić kierownik danej komórki organizacyjnej lub osoba przez niego upoważniona. Komendanci wszystkich szczebli wyznaczają oficera prasowego, aby w ich imieniu prowadził współpracę z przedstawicielami mass mediów.

Rzecznik prasowy ma za zadanie ułatwić mediom kontakt z instytucją, którą reprezentuje. W przypadku Państwowej Straży Pożarnej powinien być naturalnym łącznikiem pomiędzy światem cywilnym i strażackim. Będzie więc odpowiadał głównie na zapytania mass mediów, choć musi mieć świadomość, że mogą się do niego zwrócić również osoby chcące uzyskać różnego rodzaju informacje i porady dotyczące straży pożarnej lub sfery bezpieczeństwa pożarowego.

Oficer prasowy w PSP będzie się więc borykał się z permanentnym brakiem czasu oraz sytuacjami wykraczającymi poza zwykły zakres obowiązków. Jak się do tego przygotować? W jaki sposób wypracować sobie relacje z dziennikarzami oraz własny warsztat pracy? Postaram się podzielić własnymi doświadczeniami, aby choć trochę ułatwić życie oficerom prasowym PSP, którzy dopiero zaczynają przygodę z „rzecznikowaniem” oraz podzielić się refleksjami z bardziej doświadczonymi kolegami.

Dzień dobry

Aby ułatwić kontakt przedstawicielom mass mediów, na stronie internetowej lub w BIP powinno się umieścić zakładkę z danymi kontaktowymi oficera prasowego lub rzecznika prasowego, z podaniem numeru telefonu stacjonarnego, komórkowego oraz adresu e-mail. Są to podstawowe narzędzia pracy każdego rzecznika. Warto też umieścić tam jego zdjęcie. Jest to szczególnie pomocne podczas akcji ratowniczo-gaśniczych lub wydarzeń poza macierzystą jednostką. Dziennikarze lub osoby odpowiedzialne za komunikację w różnego rodzaju instytucjach od razu będą wiedziały, z kim rozmawiają. Szybciej też odnajdą rzecznika wśród wielu strażaków na miejscu akcji ratowniczej.

Niestety umieszczenie kompletnych danych kontaktowych rzecznika dla wielu instytucji wciąż nie jest oczywiste. Podczas wyszukiwania podstawowych informacji teleadresowych firm, instytucji czy urzędów można napotkać takie, które w zakładce „Kontakt”, „Dla prasy” czy „Rzecznik prasowy” umieszczają jedynie zwrot „rzecznik prasowy” (bez imienia i nazwiska) oraz numer telefonu stacjonarnego lub, co gorsza, tylko adres e-mail lub jedynie formularz kontaktowy. Tego typu praktyki nie ułatwiają nawiązania kontaktu, raczej sprawiają wrażenie, że dany urząd lub firma są nieprzyjazne i nie życzą sobie kontaktu ze światem zewnętrznym.

Początek

Z chwilą wyznaczenia na nieetatowe stanowisko oficera prasowego komendanta powiatowego lub miejskiego PSP strażak rozpoczyna przygodę ze współpracą z mass mediami. Od tej chwili będzie odpowiadał na zapytania dziennikarzy związane z działalnością danej jednostki organizacyjnej PSP. Zakres przekazywanych informacji jest bardzo szeroki. Od bieżących akcji ratowniczo-gaśniczych (tych dużych i tych maleńkich będących w kręgu zainteresowania dziennikarzy) przez sprawy kadrowe, finansowe, logistyczne po wyjaśnienia związane z przestrzeganiem przepisów przeciwpożarowych i porady dotyczące bezpieczeństwa. Słowem wszystko, co dotyczy ochrony przeciwpożarowej. Aby podołać zadaniu, musi wypracować optymalne schematy działania i nawiązać dobre relacje ze współpracownikami, przełożonymi oraz przedstawicielami mediów. Utrudnienie stanowi fakt, że z dotychczasowych obowiązków będzie rozliczany jak dotychczas, bez taryfy ulgowej. W wielkim skrócie: rzecznik musi pracować szybciej, żeby realizować zadania podstawowe oraz dodatkowe związane z „rzecznikowaniem”. Niestety współpracownicy nie zawsze będą pomocni w wypełnianiu zadań oficera prasowego, a dziennikarze tak przyjaźni i wyrozumiali, jak wydawali się na pierwszy rzut oka.

Po pierwsze oficer prasowy PSP musi pamiętać, że wypowiada się w imieniu swojego przełożonego, może mówić jedynie o tematach związanych z Państwową Strażą Pożarną. Bardzo często będzie pytany o podanie przyczyny pożaru czy wypadku samochodowego – na ten temat nie możemy się wypowiadać, bo postępowanie wyjaśniające prowadzi policja oraz prokuratura. Dlatego w tej sytuacji należy krótko uciąć dociekania, stwierdzając, że postępowanie wyjaśniające będzie prowadzone po zakończeniu działań ratowniczych.

Po drugie oficer prasowy musi pamiętać o współpracy pomiędzy rzecznikami czy komunikatorami służb współpracujących z PSP oraz oficerem prasowym/rzecznikiem z poziomu wojewódzkiego oraz Komendy Głównej PSP. Bardzo ważna jest znajomość z rzecznikiem policji, bo to naturalny partner PSP podczas codziennych interwencji ratowniczo-gaśniczych. Możemy z nim doprecyzować wypowiedzi dotyczące liczby osób poszkodowanych lub po prosu ustalić, jakich zagadnień będą dotyczyły informacje podane do prasy (ustalamy zakres odpowiedzialności oraz wypracowujemy dobre praktyki na przyszłość). Kolejną ważną osobą jest rzecznik lokalnych władz samorządowych. Podczas zdarzeń powodujących zagrożenie dla miejscowej ludności, jak np. powodzie czy ewakuacja mieszkańców z budynku, duża część pytań będzie dotyczyła sfery zarządzania kryzysowego. Dobrze jest mieć kontakt do partnera z lokalnego samorządu, aby przekierować do niego pytania lub po prostu być zorientowanym w temacie.

Do przełożonych oficera prasowego mam prośbę, aby zapewnili mu minimalny komfort pracy w postaci służbowego numeru telefonu oraz służbowego adresu e-mail. Niestety bardzo często spotykamy sytuację, kiedy oficer prasowy PSP wykorzystuje prywatny numer telefonu oraz prywatną skrzynkę e-mail. Jest to co najmniej nieprofesjonalne. Warto zadbać o detale, tym bardziej że nie kosztują zbyt wiele.

Akcja ratowniczo-gaśnicza

Współpraca ze środkami masowego przekazu jest jednym z elementów akcji ratowniczo-gaśniczej. Wspomina o tym rozporządzenie MSWiA o organizacji KSRG w punkcie dotyczącym zadań związanych z kierowaniem taktycznym – „współpraca z mass mediami” oraz zadań związanych z kierowaniem strategicznym – „utworzenie zespołu prasowego”. Warto, aby dowódcy zapoznali się z dokumentem „Współpraca jednostek KSRG ze środkami masowego przekazu” wprowadzonym do stosowania przez komendanta głównego PSP w 2013 r. Zasady szczegółowo opisują sposób zapewnienia współpracy pomiędzy jednostkami PSP i OSP z przedstawicielami prasy podczas akcji ratowniczo-gaśniczych. To lektura obowiązkowa dla komendantów, oficerów prasowych, dyżurnych operacyjnych w stanowiskach kierowania oraz dowódców wszystkich szczebli.

Wiele zapytań reporterskich dotyczy działań ratowniczo-gaśniczych, co jest naturalne w przypadku instytucji powołanej do ratowania życia i zdrowia osób oraz mienia. Na to, kiedy oficerowi prasowemu przyjdzie informować o akcji ratowniczo-gaśniczej cieszącej się szczególnym zainteresowaniem mass mediów, nie ma on żadnego wpływu. Musi być aktywny przez 365 dni w roku. Media nigdy nie śpią ani nie mają urlopu. Jak powszechnie wiadomo, kryzysy zdarzają się w piątek po południu, w soboty, niedziele i święta. Dlatego bardzo ważną sprawą jest zorganizowanie zastępstwa dla oficera prasowego w razie choroby, urlopu czy wyjątkowej sytuacji prywatnej, kiedy po prostu nie będzie dostępny. Dobrze, jeżeli osoba zastępująca uczy się fachu pod skrzydłami doświadczonego rzecznika. W takim przypadku ewentualna zmiana na nieetatowej funkcji oficera prasowego odbywa się naturalnie (np. w związku z awansem, przeniesieniem do innej komendy czy przejściem w stan spoczynku) .

Podczas dużej akcji ratowniczo-gaśniczej potrzebna jest osoba wspierająca rzecznika, chociażby ze względu na zaplanowanie przerw na odpoczynek czy wskazanie obszarów odpowiedzialności. W sytuacji, gdy wiodący oficer prasowy udziela informacji prasie przed kamerami, osoba wspierająca może odebrać jego służbowy telefon lub zaktualizować dane na temat sytuacji w sztabie akcji.

Ważne jest, aby na miejscu akcji ratowniczo-gaśniczej być aktywnym i szukać kontaktu z mediami. Jeżeli pożar powstał na terenie hali magazynowej lub zakładu przemysłowego wydzielonego ogrodzeniem (często pilnowanego przez służbę ochrony), konieczne jest wyjście np. przed bramę główną, gdzie w naturalny sposób zbierają się przedstawiciele prasy oraz osoby postronne. Mimo że PSP zarządza akcją ratowniczą, nie wolno nam wpuszczać na teren zakładu przedstawicieli mediów. Wiąże się to z prawem właściciela do zarządzania swoim terenem według własnych zasad. Często zakłady czy instytucje mają bardzo rygorystyczne zasady dotyczące wpuszczania osób na swój teren. Po zakończonej akcji ratowniczej zwróćmy uwagę, jakie materiały fotograficzne lub filmowe publikowane są na stronach internetowych PSP. Bez pozwolenia władz danej instytucji nie wolno nam publikować zdjęć z miejsca akcji, chyba że zostały wykonane z ogólnodostępnego placu, ulicy czy chodnika. Podobnie należy uczulić kolegów strażaków na zdjęcia, które w czasie rzeczywistym pojawiają się na profilach PSP lub jednostek ochotniczych straży pożarnych w mediach społecznościowych. W tym przypadku można narazić się na uzasadnione zarzuty naruszenia tajemnicy handlowej lub tajemnicy śledztwa dotyczącego wyjaśnienia przyczyn pożaru czy wypadku. Uszanujmy również prawo do zachowania prywatności w przypadku pożarów w budynkach mieszkalnych. Publikowanie zdjęć spalonej kuchni czy salonu bez pozyskania zgody właściciela jest niedozwolone.

Pamiętajmy, że Państwowej Straży Pożarnej w tym samym stopniu zależy na przekazaniu relacji z działań, co przedstawicielom mediów. Nie możemy tu zostawić pustego pola. Chociażby z uwagi na fakt, że materiał o pożarze lub innym zdarzeniu będzie transmitowany (często na żywo) z naszą obecnością lub bez niej. Jeżeli funkcjonariusz PSP nie będzie współpracował i przekazywał informacji do mass mediów, zrobi to ktoś inny, np. rzecznik służby współpracującej lub (co gorsza) osoba postronna. Niestety w tym przypadku tracimy kontrolę nad tym, jaki przekaz płynie do mieszkańców regionu lub kraju za pośrednictwem mass mediów. Mogą się pojawić dane nieprecyzyjne lub wręcz nieprawdziwe, co rodzi spekulacje oraz poczucie, że sytuacja wymknęła się spod kontroli (skoro nikt ze strażaków się nie wypowiada, to znaczy, że mają coś do ukrycia).

Podczas akcji gaśniczej warto znaleźć czas na szybki monitoring mediów za pomocą wyszukiwarki (np. w smartfonie lub komputerze w sztabie akcji), aby sprawdzić, w jakim kierunku podąża przekaz i czy przypadkiem nie rodzi się sytuacja kryzysowa wizerunkowo dla PSP. W tym miejscu warto wspomnieć, że telefon komórkowy jest narzędziem pracy, więc warto kontrolować poziom naładowania baterii lub zadbać o dostęp do prądu i ładowarki, aby w kulminacyjnym momencie wejścia na żywo nagle nie zamilkł.

W przypadku długotrwałych akcji lub zdarzeń szczególnych warto rozważyć stworzenie punktu informacyjnego dla dziennikarzy w namiocie lub pomieszczeniu w remizie OSP lub urzędzie gminy, szkole itp., z dostępem do prądu, kilkoma krzesłami i ławkami, być może nawet czajnikiem i herbatą. Tego typu punkt informacyjny będzie bardzo pomocny przy bieżącej współpracy z mediami i umożliwi nam przejęcie inicjatywy, jeżeli chodzi o informowanie o działaniach PSP, stając się głównym (nie jedynym) źródłem informacji.

 

Internet

Internet jest powszechnym medium, wykorzystywanym w codziennej pracy oraz komunikacji przez miliony ludzi na całym świecie. Komendy PSP wszystkich szczebli są zobowiązane do prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej i umieszczania w nim wielu przydatnych informacji na temat danej komendy. W Państwowej Straży Pożarnej wiele komend zdecydowało się dodatkowo na utworzenie witryn internetowych jednostki. BIP oraz strona internetowa jest wizytówką instytucji, więc warto poświęcić chwilę na to, aby dobrze zaprezentować się w sieci i wywrzeć korzystne wrażenie już na starcie. Oprócz przystępnej szaty graficznej obowiązkowa jest aktualizacja wszelkiego typu danych dostępnych przez www, w tym numerów telefonów, adresów e-mail czy danych kierownictwa i poszczególnych kierowników komórek organizacyjnych. Jedną z najbardziej widocznych niedoskonałości strony internetowej jest brak wzmianek o aktualnych wydarzeniach. Jeżeli ostatni wpis pochodzi sprzed trzech, czterech miesięcy lub co gorsza pół roku (bywa, że ostatnią wiadomością jest ubiegłoroczny Dzień Strażaka), sprawia to wrażenie, że w komendzie kompletnie nic się nie dzieje. Jest to antyreklama i niesie ryzyko, że niewiele osób będzie regularnie odwiedzało witrynę internetową tej jednostki PSP.

Za pomocą własnej strony internetowej przesyłamy do świata zewnętrznego ważne z punktu widzenia PSP komunikaty oraz budujemy wizerunek sprawnej i nowoczesnej formacji. Pokazując szereg wydarzeń, inicjatyw czy ciekawostek z życia danej komendy, jesteśmy postrzegani jako instytucja dobrze zorganizowana, a w dalszej kolejności budząca zaufanie, co jest niezwykle istotne. W sytuacji kryzysu wizerunkowego lub dużego zainteresowania społecznego tematem związanym z działalnością danej komendy PSP kierownictwu jednostki będzie bardzo zależało na dotarciu z własnym przekazem do jak największej liczby osób. Za pomocą własnej strony internetowej możemy wysłać komunikat wyjaśniający daną sprawę lub po prostu informujący, że PSP podjęła szereg działań na rzecz likwidacji czy rozpoznania zagrożenia. Jeżeli mamy sprawnie zarządzaną i aktualną stronę internetową z dużą liczbą odwiedzin, będzie o wiele łatwiej dotrzeć do mediów lokalnych oraz ogólnopolskich, a także do mieszkańców regionu.

Zarzadzanie stroną internetową to zadanie dla wszystkich komórek organizacyjnych danej komendy PSP. Każdy wydział, sekcja czy stanowisko samodzielne powinno mieć wkład w dany obszar strony www. Na przykład komórki kadrowe dbają o dział dotyczący naboru do służby, komórka logistyczna np. o ogłoszenia o przetargu czy sporządzanie relacji z przekazania nowego sprzętu do jednostki. Wreszcie wydział operacyjny może pochwalić się ćwiczeniami, akcjami ratowniczymi, naradami czy szkoleniami. Oficer prasowy powinien wiedzieć, jakie treści znajdują się na stronie internetowej macierzystej komendy PSP, może również moderować, w jakiej kolejności ukazują się materiały, ale to nie oznacza, że za wszystkie jest odpowiedzialny. Część wiadomości może być tworzona przez rzecznika, ale co do zasady każda z komórek organizacyjnych jednostki organizacyjnej PSP wnosi swój wkład w treści merytoryczne publikowane w Internecie.

Jednym z narzędzi, które można wykorzystać w pracy oficera prasowego, są media społecznościowe. Założenie konta jednostki PSP jest darmowe i nie wymaga specjalistycznej wiedzy.

Coraz powszechniejsze wykorzystanie smartfonów w codziennej komunikacji spowodowało, że informowanie o pożarach, wypadkach drogowych czy gwałtownych zjawiskach pogodowych stało się bardzo dynamiczne. Postęp technologii rozwinął jeszcze bardziej zapotrzebowanie na informację ze strony służb ratunkowych niemal 24 godz. na dobę, siedem dni w tygodniu. Informowanie o ich działaniach obecnie odbywa się w czasie rzeczywistym, krótko po powstaniu zdarzenia. W dużej mierze za sprawą przesyłania zdjęć i filmów za pośrednictwem telefonów komórkowych bezpośrednio do nadawców telewizyjnych, radiowych oraz portali informacyjnych.

Wykorzystanie mediów społecznościowych to budowanie pozytywnego wizerunku PSP również w sieci. Jest to kolejny kanał komunikacji, za pomocą którego można przekazywać treści związane z działalnością naszej formacji – obok podstawowych, jakimi są strona internetowa oraz współpraca ze środkami masowego przekazu realizowana przez oficera prasowego komendy PSP. Social media mają różnorodną funkcjonalność i nieco inny typ użytkowników. Profile w różnych mediach społecznościowych świetnie się uzupełniają, ponieważ w odmienny sposób dokumentują działalność strażaków oraz informują o sprawach związanych z szeroko rozumianym bezpieczeństwem, w tym wydają komunikaty o zagrożeniach.

Media społecznościowe można lubić lub nie, można być ich wielkim zwolennikiem lub zaciętym wrogiem. O jednym nie wolno nam jednak zapomnieć – wiadomość przekazywana przez Internet, również za pomocą social mediów, ma wielką moc docierania do różnych środowisk, w tym do dziennikarzy, polityków, a co najważniejsze – do zwykłych obywateli. Warto zastanowić się, czy w miarę rozwijania warsztatu oficera prasowego nie poświęcić chwili na budowanie relacji również w social mediach.

 

Jak nas widzą, tak nas piszą

Wystąpienia przed kamerami są esencją „rzecznikowania”, a jednocześnie chlebem powszednim oficera prasowego PSP. Aby dobrze wypaść, konieczne jest właściwe przygotowanie merytoryczne oraz – co równie ważne – odpowiedni wygląd.

W związku z tym, że strażak przed kamerami występuje na styku świata mundurowego i cywilnego, powinien używać słownictwa zrozumiałego dla przeciętnego Polaka. Podczas relacji zapomnijmy przez chwilę o regulaminach, wytycznych i rozkazach i wejdźmy w skórę naszego odbiorcy. Jeżeli będziemy mówili niezrozumiale, z wykorzystaniem fachowego słownictwa, rośnie ryzyko, że słuchacz czy widz przełączy kanał i wybierze inny program. Tracimy w ten sposób odbiorców, a przecież celem naszego wystąpienia jest ich jak największa liczba.

Podobnie jest z wypowiedziami. Większość z nas jest wzrokowcami, dlatego widząc relacje z pożaru czy wypadku z udziałem strażaka lub policjanta na pierwszym planie, rozpoznajemy kolor munduru, a przez to formację, następnie dopiero słyszymy, co mówi do nas funkcjonariusz.

Do wywiadów w studio telewizyjnym czy nagrania krótkiej wypowiedzi (tzw. setki) oczywiście występujemy w schludnym umundurowaniu, dopięci na ostatni guzik. Kontrowersje i zakłopotanie budzi czasem nakrycie głowy. Często koledzy dziwią się, że podczas wypowiedzi przed kamerami nie zakładam czapki (rzadziej rogatywki). Zdarzają się sytuacje, kiedy nakrycie głowy ma poprawić komfort, np. podczas opadów deszczu czy śniegu lub podczas mroźnej pogody. Zauważcie, że podczas niesprzyjającej pogody reporterzy zakładają ciepłe czapki, szaliki, a kurtki dopinają na ostatnie guziki (czasem mają otwarte parasole nad głowami). W sprzyjających warunkach meteorologicznych redaktorzy, ale i koledzy z innych formacji często rozpinają kurtki od munduru, pokazując służbowe umundurowanie i występują bez nakrycia głowy.

Jest to działanie celowe, zwiększamy w ten sposób szanse na to, by być usłyszanym. Docieramy bowiem z naszym przekazem skuteczniej niż w sytuacji, kiedy mamy nakrycie głowy, za którym widz może wodzić wzrokiem (pamiętajmy, że jesteśmy wzrokowcami), nie słysząc, co ma do powiedzenia osoba wypowiadająca się.

Jeszcze raz podkreślę: oficer prasowy występuje na styku świata mundurowego i cywilnego. Czapka lub rogatywka najczęściej odwraca uwagę od tego, co się mówi, na rzecz tego, co widzi się w telewizorze. Niestety są sytuacje, kiedy strażak wypowiadający się dla telewizji ma krzywo założoną czapkę lub pogniecione nakrycie głowy. Może zdarzyć się tak, że operator kamery nie ustawi się dobrze i daszek czapki lub rogatywki przesłoni nam twarz, co sprawia wrażenie próby ukrycia niewygodnych faktów lub chowania się za zasłoną, budząc wątpliwości odbiorcy (przekaz traci na wiarygodności).

Niekiedy celowo zakłada się nakrycie głowy. Dotyczy to sytuacji kryzysowych wizerunkowo. Wtedy najlepiej, aby było jak największe, a podczas rozmowy często kręćmy głową, aby odwrócić uwagę widza. W skrajnych przypadkach przedstawiciel krytykowanej formacji wypowiada się w ubraniu cywilnym, aby odrzucić pierwsze skojarzenie z daną formacją. W ten sposób zmniejsza liczbę potencjalnych odbiorców. Nie twierdzę, że nakrycie głowy jest niepotrzebne. Należy je za każdym razem dobierać indywidualnie, w zależności od charakteru i tematyki rozmowy. Warto zastanowić się przez chwilę, jak zostanie odebrana nasza wypowiedź, czy jest zrozumiała oraz na tyle interesująca, żeby widzowie lub słuchacze po prostu nie przełączyli kanału.

mł. bryg. Karol Kierzkowski jest oficerem prasowym mazowieckiego komendanta wojewódzkiego PSP
fot. Karol Kierzkowski 

maj 2019