Przetargowy poradnik (cz. 1)

Jak dobrze zrobić przetarg? Kupić to, co najbardziej pożądane, nie przepłacając? Te pytania pojawiają się równie często, jak kolejne ogłoszenia o zamówieniach. I od lat pozostają bez odpowiedzi, bo na zrobienie dobrego przetargu nie ma recepty ani wzoru. Są za to zasady, których przestrzeganie pomoże w osiągnięciu zamierzonego celu. 

Przede wszystkim powinniśmy zapoznać się z ustawą Prawo zamówień publicznych, bo każde postępowanie należy prowadzić zgodnie z jej zapisami. Przepisy ustawy są dość skomplikowane, zwłaszcza dla osób mających mniejsze doświadczenie w tej materii. Nie będę się jednak skupiał na samych wymogach wynikających z ustawy, bo to zagadnienie zbyt obszerne na artykuł. Postaram się przybliżyć dość istotne, moim zdaniem, sprawy niezwiązane wprost z ustawą, lecz wynikające z mojej praktyki lub podpatrzone u znakomitych fachowców z komend wojewódzkich PSP w Polsce, z którymi od kilku lat mam przyjemność współpracować na co dzień.

Nie wyważaj otwartych drzwi

Opracowywanie dokumentacji przetargowej warto zacząć od skorzystania z gotowych materiałów oraz wiedzy innych osób. Specjaliści zatrudnieni w wydziałach logistycznych, kwatermistrzowskich lub technicznych komend wojewódzkich PSP przez lata wypracowali wiele dokumentacji na zakup rozmaitego sprzętu. To źródło wiedzy praktycznie z całego kraju - dowiemy się od nich, kto, co i gdzie kupował. Dokumentacje przetargowe są łatwo dostępne - wystarczy obserwować strony internetowe Komendy Głównej PSP oraz komend wojewódzkich PSP. Znajdziemy tam dokumentację różnych postępowań przetargowych, z której możemy skorzystać we własnej pracy. Inną metodą jest zwrócenie się z prośbą o pomoc do strażaków mających doświadczenie w przygotowywaniu przetargów danego typu - z pewnością przekażą nam informacje istotne ułatwiające przeprowadzenie naszego postępowania, a być może także praktycznie gotową dokumentację.

Kryteria oceny

Istotnym aspektem postępowania, wymagającym gruntownego przemyślenia, jest ustalenie kryteriów oceny ofert i ich wagi, a także metodyki oceny ofert. Prawo zamówień publicznych obliguje do stosowania kryteriów pozacenowych na poziomie minimum 40%, co oznacza  punktowanie ceny na poziomie maksymalnie 60%. Można zastosować kryterium ceny w 100%, jednak jest to obłożone pewnymi uwarunkowaniami. Do nas będzie należało opracowanie kryteriów pozacenowych, nadanie im wagi oraz stworzenie tzw. metodyki oceny ofert, czyli wskazanie sposobu oceny oferty (co punktujemy i ile punktów za to przyznajemy). Stosowana przeze mnie metodyka polega na przeliczeniu 1% na 1 punkt.  

Odniosę się do tematyki mi najbliższej, czyli przykładów związanych z samochodami pożarniczymi. Można tu przyznać punkty na przykład za: gwarancję, moc silnika, liczbę mostów napędowych, rodzaj skrzyni biegów, wysokość, prześwit albo terminowość dostaw wykonawcy, liczbę wykonanych przez niego dostaw, liczbę posiadach punktów serwisowych, termin dostawy itd. Przykłady można mnożyć, w zależności od  preferencji zamawiającego. Należy jednak zwrócić uwagę na dość istotny fakt: niektóre z wymienionych parametrów punktowanych mogą podrożyć oferty, a niektóre nie. Przykładowo: chcemy kupić samochód ratowniczo-gaśniczy i mamy na ten cel 1 mln zł. Jeżeli przyjmiemy, że punktujemy dostawę pojazdu z automatyczną skrzynią biegów 10 pkt, to musimy mieć świadomość, że zgodnie z przyjętymi przez nas kryteriami ofertą mniej korzystną (otrzymującą mniej punktów) będzie samochód z manualną skrzynią biegów za 1 mln zł (tańszy), niż samochód za kwotę 1 mln 30 tys. zł, lecz z 10 pkt za skrzynię biegów. Oczywiście to tylko obliczenie przykładowe, ale chcę przez nie pokazać, że jeśli nie będziemy mieli dodatkowych kilkudziesięciu tysięcy, to taka sytuacja skończy się unieważnieniem przetargu. Więc jeżeli wiemy, że nasza kwota jest ograniczona, należy zastanowić się, czy np. punktować automatyczną skrzynię biegów, gdyż nie ma wątpliwości, że taka oferta będzie droższa.

Kolejną rzeczą przy przyznawaniu punktów jest nadawanie im odpowiedniej wagi. Licząc przykładowo - przy kwocie 1 mln zł 10 pkt może teoretycznie przełożyć się nawet na 100 tys. zł, więc nie warto dawać 10 pkt za coś, co kosztuje np. 10 tys. zł, gdyż możemy w oczywisty sposób przepłacić. Warto zatem na bazie kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia (kwoty, za jaką zakładamy, że kupimy, a nie kwoty maksymalnej, jaką możemy wydać - przy założeniu, że jest ona wyższa), zrobić sobie wyliczenie, o ile te 40 pkt z kryterium pozacenowego może nam podrożyć ofertę i przyjąć takie parametry punktowane, aby kwoty maksymalnej nie przekroczył wykonawca składający ofertę punktowaną maksymalnie w kryteriach pozacenowych i jednocześnie najdroższą. Nie jest to takie trudne, jak może na pierwszy rzut oka wyglądać.

Warunki udziału w postępowaniu

Opisując specyfikację istotnych warunków zamówienia (SIWZ), nie można pominąć warunków udziału w postępowaniu. Trzeba się zastanowić, czy ograniczamy dostęp do postępowania wykonawcom niedoświadczonym lub bez odpowiedniego zaplecza finansowego, czy też nie. Wybierając drugą opcję, dopuszczamy do udziału w postępowaniu wszystkich wykonawców. Warto zastanowić się, czy jednak nie postawić warunku, aby wykonawca wykazał się doświadczeniem w branży, np. przedłożył dokumenty potwierdzające dostarczenie w ciągu ostatnich trzech lat samochodów pożarniczych do jednostek ochrony przeciwpożarowej, czy ma wystarczające środki lub zdolność kredytową pozwalające na realizację naszego zamówienia - przy założeniu, że mówimy o dostawach i płatność realizowana jest po odbiorach. Doprecyzowanie tych warunków zmniejszy ryzyko przystąpienia do przetargu wykonawcy, który będzie się na naszym przetargu uczył. Oczywiście Prawo zamówień publicznych dopuszcza spełnienie postawionych przez nas warunków przez wykonawcę niedoświadczonego, lecz opierającego się na know-how doświadczonego partnera, co - przynajmniej w teorii - oznacza, że będzie on korzystał z doświadczenia bardziej obeznanego podmiotu. Warto jednak zwrócić uwagę na doprecyzowanie warunków w zakresie zdolności finansowej wykonawcy. Co prawda w przypadku pojazdów pożarniczych raczej nie będzie z tym problemu, bo mamy do czynienia z wypłacalnymi przedsiębiorcami, jednak zwracam uwagę, że warto doprecyzować warunek tak, aby wykonawca miał odpowiednie środki lub zaplecze kredytowe wystarczające do realizacji naszego zamówienia - gdyż płacimy do 30 dni po jego odbiorze.

Dzielenie zamówienia na części

Na pewnym szkoleniu z zamówień publicznych padła pewna, dość śmiała interpretacja, że zamówienie trzeba dzielić praktycznie za wszelką cenę. Nawet przy zakupie jednego samochodu ratowniczo-gaśniczego wyposażonego w sprzęt przetarg należy podzielić na części tak, aby dopuścić minimum dwóch wykonawców - jeden zajmie się dostarczeniem pojazdu, drugi - wyposażenia. Ta dość śmiała interpretacja nie została powtórzona już nigdy i z tego co wiem, nigdy też przetargi nie były realizowane w ten sposób i nigdy nie było w tym zakresie żadnych uwag ze strony podmiotów kontrolujących. Zatem taką interpretację można śmiało potraktować jako nadinterpretację, a przytaczam ją tutaj jako anegdotę. Mimo to wszyscy szkolący twierdzą, że na części dzielić trzeba, a Urząd Zamówień Publicznych wydał oświadczenie, że podział na dwie części jest wystarczającym podziałem. Warto też wiedzieć, że Prawo zamówień publicznych zaleca dzielenie na części m.in. w celu dopuszczenia do udziału w postępowaniu małych i średnich przedsiębiorstw. Korzystając z definicji małych i średnich przedsiębiorstw wskazanej w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej oraz patrząc przez pryzmat liczby zatrudnionych tam osób, okazuje się, że prawie wszystkich producentów samochodów pożarniczych w Polsce można zaliczyć do tej grupy.

Tyle w teorii, w praktyce - przy zakupie jednego samochodu nie warto dzielić zamówienia na części. W innych przypadkach podział zależy od zamawiającego.

Część komend wojewódzkich PSP nie dzieli na części postępowań na zakup od kilku do kilkunastu sztuk pojazdów, korzystając jednak z uzasadnienia wskazującego na konieczność utrzymania serwisu, warunków gwarancyjnych oraz wskazując, że niestosowanie podziału na części nie powoduje ograniczenia udziału w postępowaniu małym i średnim przedsiębiorcom. Inni zamawiający przy zakupie kilku samochodów dzielą zamówienie na dwie części. Warto jednak mieć świadomość, że choć Prawo zamówień publicznych wskazuje potrzebę podziału zamówienia na części, to nie oznacza to, że trzeba ślepo i za wszelką cenę dzielić wszystko, co tylko kupujemy. Warto jednak przed podjęciem ostatecznej decyzji rozpoznać temat z punktu widzenia prawnika, osoby odpowiedzialnej za zamówienia publiczne oraz technika znającego się na uwarunkowaniach serwisu i utrzymania sprzętu, a także wziąć pod uwagę preferencje przyszłego kontrolującego i na tej podstawie podjąć ostateczną decyzję.

***
To oczywiście nie wszystkie problemy, z jakimi musi zmierzyć się osoba odpowiedzialna za przygotowanie dokumentacji przetargowej. Będą to jednak zagadnienia istotne podczas opracowywania specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), niestety często traktowanych po macoszemu. W następnym artykule poruszę kwestie, na które należy zwrócić uwagę podczas opracowywania umowy.

mł. kpt. Rafał Zakrzewski pełni służbę w Biurze Logistyki KG PSP

luty 2018