Służba zdalna, praca zdalna - pierwsze refleksje

Ostatnia nowelizacja Kodeksu pracy przyniosła wiele zmian w kwestiach świadczenia pracy w formie zdalnej. Co to oznacza dla pracowników i funkcjonariuszy? 

Służba zdalna

Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2023 r. poz. 240) zmieniła też ustawę o Państwowej Straży Pożarnej, wprowadzając w art. 35a i 35b pojęcie służby pełnionej w formie zdalnej, czyli poza miejscem jej stałego wykonywania, w szczególności z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość.

Służba zdalna może mieć miejsce tylko w przypadku obowiązywania stanu epidemii, stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu klęski żywiołowej związanej z występowaniem chorób zakaźnych u ludzi.

Służba zdalna jest pełniona na polecenie przełożonych uprawnionych do mianowania (powołania) na stanowisko służbowe, wydane w postaci papierowej lub elektronicznej, w którym m.in. określa się czas i miejsce jej pełnienia oraz sposób porozumiewania się strażaka z przełożonym. Podkreślić należy, że nie jest tu konieczny wniosek ani zgoda strażaka.

Strażak może pełnić służbę zdalną, jeśli pozwala na to charakter wykonywanych przez niego zadań, a także jeśli ma możliwości lokalowe i techniczne do jej pełnienia. Może także pełnić służbę zdalną poza miejscem stałego zamieszkania, np. w domku letniskowym na działce, jeśli tylko przełożony wyrazi na to zgodę w poleceniu.  

Na strażaku pełniącym służbę zdalną spoczywają następujące obowiązki:

• prowadzenie ewidencji wykonywanych czynności - jeśli to wynika z polecenia przełożonego,
• zapewnienie ochrony tajemnic związanych ze służbą oraz danych osobowych,
• stawienie się w miejscu stałego wykonywania służby na polecenie przełożonego,
• złożenie oświadczenia o zapoznaniu się z obowiązkami dotyczącymi służby zdalnej oraz informacjami o bezpieczeństwie i higienie służby i zobowiązanie się do ich przestrzegania - przed rozpoczęciem służby w formie zdalnej.

Przełożony w każdym czasie może cofnąć polecenie pełnienia służby w formie zdalnej. Ma też prawo do kontroli warunków bezpieczeństwa i higieny służby pełnionej w formie zdalnej - w miejscu i w czasie jej pełnienia. Czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności strażaka.

W związku z poleceniem pełnienia służby w formie zdalnej na przełożonym spoczywają obowiązki. Jest to zapewnienie strażakowi narzędzi i materiałów niezbędnych do pełnienia służby zdalnej, a także przekazanie mu przed rozpoczęciem służby zdalnej informacji dotyczących jego praw i obowiązków, właściwej organizacji stanowiska służby zdalnej - z uwzględnieniem wymagań ergonomii, zasad bezpieczeństwa i higieny służby oraz postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia i zdrowia. Przełożony przyjmuje oświadczenie strażaka w tym zakresie. 

Praca zdalna

Nowelizacja wprowadziła rozdział IIC - art. 67¹⁸ do 67³⁴ Kodeksu pracy, zatytułowany „Praca zdalna”. Dotyczy on pracowników zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej na podstawie umowy o pracę lub mianowania.

Co do zasady, uzgodnienie dotyczące pracy zdalnej może nastąpić z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika. Przepis nie stawia tu żadnych warunków, zatem wydaje się, że wniosek taki można złożyć w każdym czasie, nawet bez wyraźnej przyczyny. Wniosek pracownika będzie mógł zostać odrzucony przez pracodawcę, o czym należy powiadomić pracownika na piśmie w terminie 7 dni od dnia złożenia dokumentu. Jedynie w szczególnych przypadkach pracodawca nie będzie mógł odrzucić wniosku - jeśli m.in. pracownik wychowuje dziecko do czwartego roku życia, jest w ciąży, opiekuje się członkiem rodziny z orzeczoną niepełnosprawnością. Tak brzmi przepis prawny, jednak wydaje się, że to jedynie teoria, bowiem niektórych prac po prostu nie da się wykonywać zdalnie.

W szczególnych przypadkach, tzn. stanie nadzwyczajnym, stanie epidemii, stanie zagrożenia epidemicznego oraz w okresu 3 miesięcy od ich odwołania, a także w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu przez pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej, praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy, a jeśli pracownik ma warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej, to w zasadzie nie może odmówić wykonania takiego polecenia.

Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, w regulaminie, albo bezpośrednio w porozumieniu z pracownikiem. W porozumieniu określane są m.in. warunki pracy zdalnej, zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego za koszty związane z pracą zdalną lub zasady ustalenia ryczałtu za przewidywany koszt poniesiony przez pracownika.

Pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędnych materiałów i narzędzi pracy, a także pokrycia kosztów związanych z narzędziami pracy oraz  energii elektrycznej niezbędnej do wykonywania tej pracy. Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrole wykonywania pracy zdalnej w zakresie bhp oraz w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji w porozumieniu z pracownikiem w miejscu i czasie wykonywania tej pracy. Przed dopuszczeniem do zdalnej pracy pracownik ma obowiązek złożenia oświadczenia, że na stanowisku pracy zdalnej ma zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy i zobowiązuje się do przestrzegania zasad bhp.

Niezależnie od wymienionych zasad praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. Pracodawca powinien taki wniosek w miarę możliwości uwzględnić. Procedura w zakresie okazjonalnej pracy zdalnej jest uproszona, nie obowiązuje większość wyżej wymienionych obowiązków pracownika i pracodawcy (np. konieczności wypłaty ekwiwalentu pieniężnego). Jedynie kontrola w zakresie bhp, procedur ochrony danych osobowych i przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem.

Uwagi ogólne

Wydaje się, że do czasu uzgodnień z zakładowymi organizacjami związkowymi i wprowadzenia zmian w regulaminach służby i pracy jednostek organizacyjnych PSP jedyną formą pracy zdalnej będzie praca zdalna okazjonalna w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym.

Osoba wykonująca pracę zdalną nie może być dyskryminowana z tego tytułu, tj. traktowana mniej korzystnie w stosunku do innych osób, nieświadczących pracy zdalnej. Zasada ta dotyczy zarówno strażaków, jak i pracowników.

Jak wynika z powyższego, służba zdalna dla strażaków oraz praca zdalna dla pracowników co do zasady istotnie się różnią. Ustalenia wobec strażaków są bardziej rygorystyczne, praca zdalna odbywa się tylko na polecenie przełożonego, nawet bez zgody strażaka, tylko „w czasie związanym z chorobą zakaźną”, pracodawca nie pokrywa kosztów pracy zdalnej, a strażak ma obowiązek prowadzić ewidencję czynności. Pracownik może natomiast pracować zdalnie na swój wniosek złożony w każdym czasie, zasady pracy są konsultowane z organizacjami związkowymi, pracodawca pokrywa określone koszty, a do 24 dni w roku można korzystać z pracy zdalnej w zasadzie bezwarunkowo.

Wymienione przepisy prawne nakładają na przełożonych uprawnionych do mianowania (powołania) strażaka na stanowisko służbowe określone obowiązki w stosunku do strażaków oraz do pracowników. Zasady wykonywania służby/pracy zdalnej winny być wprowadzone do regulaminów pracy i służby jednostek organizacyjnych PSP, a w stosunku do pracowników - po konsultacjach z zakładową organizacja związkową. 

Służby kadrowe w jednostkach organizacyjnych PSP będą miały dodatkową pracę w zakresie ewidencjonowania wniosków o służbę/pracę zdalną, poleceń przełożonych w tym zakresie, oświadczeń strażaków/pracowników, a także nadzorowania wykorzystania przez pracowników limitu 24 dni rocznie okazjonalnej pracy zdalnej.

Przepisy prawne dotyczące służby w formie zdalnej i pracy zdalnej weszły w życie 7 kwietnia 2023 r. Dopiero po pewnym czasie ich obowiązywania będzie można ocenić, jak sprawdzają się w praktyce oraz jakie trudności i wątpliwości występują w ich zastosowaniu.