Wizytówki

Wizytówka, bez której dziś nie wyobrażamy sobie funkcjonowania w sytuacjach biznesowych, prywatnych i służbowych, weszła do powszechnego użycia stosunkowo niedawno.

W Europie pojawiła się w XVIII w., a została wymyślona, jak wskazuje nazwa, do składania wizyt. Korzystały z niej przy tym jedynie klasy wyższe i panujące. Wizytówki upowszechniły się dopiero w XIX w. Początkowo były pisane ręcznie, a prócz imienia i nazwiska zawierały aktualny adres rezydencji lub hotelu, w którym ich właściciel przebywał.

Gdy gość nie zastał gospodarzy, zostawiał wizytówkę na specjalnie przygotowanej tacy. Robiono tak również wtedy, gdy gospodarze byli obecni, a zamiarem wizytującego było jedynie oddanie wizyty lub podziękowanie za spotkanie poprzedniego dnia. Sam fakt złożenia biletu wizytowego równoznaczny był rewizycie. Te i inne skomplikowane zasady posługiwania się wizytówkami, zachowały się do dziś w świecie dyplomacji.

Obecnie wizytówki mają ułatwić identyfikację osoby, z którą się spotykamy oraz pozwalają zachować jej dane adresowe. Mimo zmian w formie i funkcji wizytówek nadal obowiązują ścisłe reguły posługiwania się nimi.

Forma
Zawsze kierujmy się zasadą, że im bardziej klasyczny i minimalistyczny styl naszego biletu wizytowego, tym większą elegancją się wykażemy.

Klasyczny kształt wizytówki to horyzontalnie wydłużony prostokąt o wymiarach 9 x 5 cm. Powinna być wydrukowana na sztywnym, jasnym kartoniku. Dane umieszczamy tylko po jednej stronie wizytówki. Jeśli więc współpracujemy z innymi krajami, powinniśmy przygotować kilka wersji językowych naszego biletu wizytowego. Nie używamy więcej niż dwóch rodzajów i wielkości czcionek. Tekst drukujemy w czerni. Kolorowym elementem może być np. logo reprezentowanej przez nas instytucji. W wizytówkach prywatnych nazwisko właściciela możemy napisać kursywą.

Szata graficzna wizytówki powinna być tym prostsza, a liczba informacji tym mniejsza, im ważniejsza jest osoba, do której wizytówka należy. W wizytówkach głów państw wystarczy jedynie imię i nazwisko.

Jeśli posługujemy się wizytówką służbową, umieszczamy na niej zazwyczaj firmowe dane adresowe i numer telefonu. Nie uchybimy etykiecie, gdy w momencie przekształcania kontaktu w bardziej osobisty, ręczne dopiszemy prywatny numeru telefonu lub adres. Zasada ta obowiązuje również w przypadku zmiany danych, do momentu wydrukowania nowych kart wizytowych.

Zasady wręczania
Wizytówkę możemy dołączyć do przesyłanych kwiatów lub prezentu. W takiej sytuacji wolno napisać na stronie recto (głównej) życzenia lub pozdrowienia. Jeśli tekst będzie długi, możemy dokończyć go na stronie verso (spodniej). Piszemy zawsze w trzeciej osobie lub bezosobowo, na przykład „składa najlepsze życzenia” lub „z najlepszymi życzeniami”. Tego rodzaju powinszowań nie podpisujemy. Na takie okazje można również zamówić specjalny bilet korespondencyjny lub przesyłowy. Są one większe na tyle, aby można było zmieścić na nich niedługi list.

Styl wymiany wizytówek w zasadniczy sposób rzutuje na to, jak jesteśmy oceniani przez rozmówcę. Dlatego szczególną uwagę należy zwrócić na etykietę ich wręczania i odbierania. Otrzymanej wizytówce powinniśmy okazać podobny szacunek, jak osobie, która ją wręczyła. Przeczytajmy treść na niej umieszczoną, a następnie umieśćmy ją w specjalnie do tego przystosowanym, eleganckim etui. Niedopuszczalne jest wrzucanie jej niedbale do teczki czy torebki. Nasze wizytówki, również przechowujemy w metalowym lub skórzanym wizytowniku.

Inne reguły wręczania wizytówek zastosujemy w sytuacjach prywatnych, a inne w okolicznościach służbowych, choć w obu przypadkach, nie wypada narzucać się z wręczaniem własnej wizytówki osobom wyższym rangą lub wiekiem. Przekażmy ją w sytuacji, gdy już sami otrzymamy od nich bilet wizytowy lub gdy zostaniemy o niego wyraźnie poproszeni. Głowie państwa i osobom na najwyższych stanowiskach państwowych, wizytówek się nie wręcza.

Okazje towarzyskie to doskonały moment do zawierania ciekawych znajomości. Jeśli mamy ochotę na kontynuację danej relacji, a nasza pozycja towarzyska na to pozwala, możemy na końcu spotkania zaproponować wymianę biletów wizytowych. W sytuacjach czysto towarzyskich unikajmy wręczania służbowych wizytówek. Na takie okoliczności można zaopatrzyć się w komplet prywatnych biletów wizytowych. W żadnym przypadku nie powinniśmy wręczać wizytówek przy stole, podczas posiłku.

W czasie spotkań służbowych, inaczej niż w warunkach prywatnych, wymiana wizytówek następuje na początku spotkania, abyśmy mogli poznać, prócz imienia i nazwiska, zajmowane stanowisko oraz firmę, którą nasz rozmówca reprezentuje. Pozostałe zasady postępowania pozostają bez zmian.

W europejskiej tradycji wręczamy i odbieramy wizytówkę jedną ręką. W obyczaju dalekowschodnim - obiema rękami, z głębokim ukłonem. Pamiętajmy, aby dla uszanowania odrębności kulturowych dostosować się do tej zasady.

Odpowiednie postępowanie z biletami wizytowymi jest ważne. Pokazuje naszą kulturę osobistą i obycie towarzyskie, umożliwia nawiązanie wartościowych kontaktów towarzyskich i służbowych. Pozwoli okazać szacunek nowo poznanej osobie. Jest też okazją do zyskania uznania i poszanowania nas oraz naszych manier.

Tatiana Sokołowska jest ekspertem etykiety w biznesie i polityce, autorką wielu programów szkoleniowych w zakresie dress code`u, savoir vivre`u, protokołu dyplomatycznego oraz wystąpień publicznych. Doradza w kreowaniu biznesowego wizerunku w telewizji i radiu.

data publikacji: czerwiec 2015