Scenariusze uroczystości

Scenariusz to jeden z kilku dokumentów, które należy przygotować już na etapie planowania uroczystości. Taki obowiązek na organizatora nakłada „Ceremoniał pożarniczy Państwowej Straży Pożarnej”. Rozróżniamy dwa rodzaje scenariuszy – minutowe i szczegółowe.

Minutówka

Scenariusz uroczystości, bo tak dokładnie określa go „Ceremoniał…”, zawiera najważniejsze informacje na temat wydarzenia. Znajdziemy w nim m.in. nazwę uroczystości, datę i godzinę, miejsce, gdzie się odbędzie, oraz podstawowe dane dowódcy uroczystości i osób odpowiedzialnych np. za obsługę fotograficzną czy przygotowanie nagłośnienia. Tu znajdzie się także wykaz uczestników uroczystego apelu lub zbiórki, dane osoby, która go opracowała, informacje o obowiązującym umundurowaniu i w końcu, jak sama nazwa wskazuje, przybliżony przebieg uroczystości rozpisany w układzie minutowym.

Z punktu widzenia funkcjonariusza bardzo cenny wydaje się fragment dotyczący ubioru. O ile występowanie w ubiorze wyjściowym na uroczystości nie będzie dla nikogo niespodzianką, o tyle kwestia noszenia najwyższego orderu lub odznaczenia oraz sznura galowego nie jest tak oczywista.

Aby ujednolicić wygląd scenariusza i dane w nim zawarte, w załączniku nr 2 do „Ceremoniału…” zamieszczono przykładowy scenariusz uroczystości.

Bardziej szczegółowo

Szczegółowy scenariusz uroczystości jest obszernym opracowaniem, w przypadku dużych przedsięwzięć nawet kilkudziesięciostronicowym, i nie ma określonego wzoru. Zawiera natomiast informacje istotne dla dowódcy uroczystości oraz pododdziałów, w szczególności podawane komendy. Znajdziemy w nim także komentarze do poszczególnych elementów uroczystego apelu lub zbiórki.

Stopień doprecyzowania i szczegółowości opisu bywa bardzo różny, ale z doświadczenia mogę powiedzieć, że im mniej niedomówień dotyczących danej czynności, tym lepiej dla strażaków, którzy mają je wykonać. W scenariuszu szczegółowym umieszcza się również tekst narratora (spikera) uroczystości. Często stosowanym zabiegiem, ułatwiającym poruszanie się po dokumencie, jest stosowanie różnych kolorów czcionki – innych dla komend, komentarzy i objaśnień, lub tworzenie układu tabeli i wydzielenie poszczególnych partii tekstu w oddzielnych wierszach.

Scenariusz szczegółowy powinien zawierać plan sytuacyjny, czyli grafikę przedstawiającą miejsce uroczystości, z lokalizacją głównych elementów infrastruktury lub punktów odniesienia, m.in. trybuny honorowej, pojazdów pożarniczych, masztu flagowego oraz drogę przełożonego dokonującego przeglądu pododdziałów.

Scenariusze uroczystości podlegają zatwierdzeniu. W przypadku scenariusza minutowego dokonuje tego przełożony kierownika jednostki organizacyjnej PSP, w której planowana jest uroczystość, i nie zawsze będzie to bezpośredni przełożony, a najwyższy przełożony, który bierze udział w uroczystości. W przypadku uroczystości organizowanej przez komendę powiatową (miejską) PSP, z przewidywanym udziałem komendanta głównego PSP, to właśnie komendant główny będzie osobą właściwą do zatwierdzenia scenariusza, a nie komendant wojewódzki.

Znaczenie scenariuszy

Informacje zawarte w scenariuszu będą bardzo ważne dla przełożonych wszystkich szczebli. Podkreślę, że z punktu widzenia przełożonych tak naprawdę ważniejszy jest scenariusz minutowy, a nie szczegółowy, bo zawiera podstawowe informacje o uroczystości, których w szczegółowym nie ma. Przykładowo minutówka Centralnych Obchodów Dnia Strażaka jest wysyłana do Kancelarii Prezydenta RP i Kancelarii Prezesa Rady Ministrów czy Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji z ponadtygodniowym wyprzedzeniem. Wymienione instytucje oczekują przede wszystkim ram czasowych, planowanych przemówień, listy gości, którzy potwierdzili udział, oraz informacji o składaniu wieńców lub wiązanek. Szczegółowy scenariusz uroczystości podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki, która organizuje uroczystość.

Czy zatem scenariusz szczegółowy jest niezbędny dla przełożonego wyższego szczebla? Nie zawsze, ale w wielu przypadkach jest konieczny i może pomóc, np. podczas nadania sztandaru, gdy wykonywane czynności mogą się minimalnie różnić w zależności od warunków terenowych, lub w przypadku obchodów Dnia Strażaka w komendach wojewódzkich, kiedy liczba odznaczonych i wyróżnionych jest stosunkowo duża, a dekorujący zmieniają się kilka razy.