Pisma i listy służbowe

Korespondencja służbowa jest wizytówką reprezentowanej przez nas instytucji i ma ogromne znaczenie dla budowania jej wizerunku.

Każde pismo wychodzące na zewnątrz powinno odpowiadać wysokim standardom, zarówno pod względem zawartości merytorycznej, poprawności językowej, jak i szaty graficznej. Dopracowana strona wizualna pisma pozwala na wywołanie zamierzonego wrażenia w oczach odbiorcy, wpływa również na zrozumienie przekazywanych treści. Prześledźmy, jakich zasad należy przestrzegać, konstruując pisma służbowe.

Początek
Przygotowując korespondencję, pamiętajmy, że każdemu adresatowi powinniśmy okazać szacunek poprzez zastosowanie odpowiednich zwrotów grzecznościowych. Rozpoczynając list lub maila, nie używajmy sformułowania „Witam”, jest ono stosowne jedynie w sytuacjach osobistego powitania gości przez gospodarza. Zamiast niego użyjmy zwrotu „Szanowna Pani”, „Szanowny Panie” lub „Szanowni Państwo”, postawmy po nich przecinek i rozpocznijmy list małą literą od nowego akapitu. Stosowana jest również tradycja umieszczania wykrzyknika po zwrocie grzecznościowym. Ostatnio, szczególnie w korespondencji oficjalnej, jest on coraz rzadziej używany ze względu na swą ekspresywność. Jeśli jednak posłużymy się nim, treść listu rozpocznijmy od dużej litery.

Można do formuły powitalnej dodać tytuł adresata i rozpocząć list od formy: „Szanowny Panie Burmistrzu”. Jeśli dana osoba pełniła w przeszłości zaszczytną funkcję, to nadal powinniśmy ją tak tytułować. A gdy funkcji tych było wiele, należy użyć formuły odpowiadającej najbardziej prestiżowej godności. W inwokacji nie umieszczamy informacji o pełnionej funkcji zastępcy i określamy adresata pełnym tytułem, np. list do podpułkownika rozpoczniemy więc: „Szanowny Panie Pułkowniku”. Niedopuszczalne jest stosowanie skrótów typu Sz. Pan.

W listach oficjalnych, gdy chcemy wyrazić atencję dla odbiorcy, wypiszmy zwrot grzecznościowy ręcznie, najlepiej piórem.

Treść
Pomiędzy formułą powitalną a właściwym tekstem zachowajmy kilkuwierszowy odstęp. Treść, którą chcemy przekazać, powinna być jasno i uprzejmie wyłożona, nawet jeśli nie będzie ona dla adresata przyjemna.

Zawartość listu podzielmy na oznaczające początek kolejnego wątku akapity, o wcięciu pierwszego wiersza wielkości pięciu spacji. W ten sposób usystematyzujemy pismo, wprowadzając podział na logiczne części o spójnej treści.

Pamiętajmy o wyjustowaniu tekstu – uporządkuje to formę listu i nada mu jednolity i estetyczny wygląd. Nie pozostawiajmy na końcu wiersza spójników, przyimków, zaimków, partykuł, inicjałów imion, skrótów tytułów naukowych i stanowisk, skrótów, takich jak: o, i, np., mgr.
Jeśli pismo nie mieści się na jednej stronie, postarajmy się, aby do przeniesienia nie pozostały mniej niż cztery wiersze, nie licząc formuły końcowej, podpisu i elementów dodatkowych.

Układ strony powinien być przejrzysty, z zachowaniem lewego i dolnego marginesu o szerokości 3-4 cm oraz prawego i górnego wynoszących 2-3 cm.

Miejsce pisania listu oraz datę piszemy w górnym prawym rogu, wyrównując do prawego marginesu, po nazwie miejscowości umieszczamy przecinek. Można pozostawić wolne miejsce na ręczne wpisanie daty przez osobę podpisującą pismo. Jeśli nazwę miesiąca wpisujemy słownie, zwróćmy uwagę na odpowiednią odmianę (piszemy 25 stycznia, a nie 25 styczeń). Zachowajmy spację pomiędzy wypisaną cyframi arabskimi liczbą określającą rok, a skrótem „r.”. Poniżej, od środka wiersza, umieszczamy dane adresata. Imię, nazwisko, dane instytucji nadawcy piszemy po lewej stronie pisma. Początkową formułę grzecznościową ulokujmy poniżej, po lewej stronie, bez akapitu.

Poniżej treści listu umieśćmy formułę pożegnalną, rozpoczynając od środka wiersza.

Jeśli zamierzamy zastosować w piśmie nagłówki lub podtytuły, zwiększmy czcionkę o około 20%. Spis załączników, listę adresatów i inne zestawienia, niestanowiące integralnej części pisma możemy zmniejszyć o podobną wartość. W żadnym z wymienionych zestawień nie stosuje się przecinków, średników ani kropek na końcu wiersza.

Zakończenie
Przy stosowaniu końcowej formuły grzecznościowej zwróćmy uwagę na stopień zażyłości, w którym pozostajemy z adresatem oraz na rodzaj listu. W stosunku do osób na wysokich stanowiskach możemy zastosować formę: „Łączę wyrazy najgłębszego szacunku”, do osób nieznajomych napiszmy: „Z wyrazami szacunku”, „Z poważaniem”. W smutnych okolicznościach zastosujmy formuły: „Z wyrazami współczucia”, „Z wyrazami żalu”, „Łącząc się w bólu”. W stosunku do znajomych stosowną formułą będzie: „Łączę (nie załączam) pozdrowienia”, „Łączę wyrazy pamięci” lub „Pozdrawiam”. Po kończącej formule grzecznościowej nie musimy stosować żadnego znaku interpunkcyjnego. Podobnie jak przy rozpoczynaniu listu, w dobrym tonie będzie ręczne wypisanie formuły pożegnalnej.

W korespondencji pomiędzy instytucją a osobami prywatnymi nie ma obowiązku stosowania wyszukanych wstępnych i końcowych formuł powitalnych ani ich ręcznego wypisywania.

Jeśli pod pismem podpisuje się więcej niż jedna osoba, podpisy umieszcza się w tym samym wierszu. Z lewej strony listu podpisuje się osoba niższa rangą.

Spis załączników umieszczamy z lewej strony, na tej samej wysokości, co podpis. Przed wysłaniem listu zawsze sprawdźmy raz jeszcze jego poprawność – tak pod względem formy, jak i treści.

List elektroniczny
Sposób wysyłania korespondencji nie powinien wpływać na zachowanie form grzecznościowych. List jest zawsze listem, nawet gdy ma postać elektroniczną. Stosujmy zatem wszystkie zasady pisania listu, które obowiązują w korespondencji tradycyjnej.

Pisma elektroniczne można adresować jawnie do wielu korespondentów, jeśli sprawa poruszana w liście dotyczy ich wszystkich. Jeśli korespondencja nie spełnia tego warunku, uszanujmy prywatność adresatów, wpisując ich adresy w okienku UDW (ukryte do wiadomości).

Koperta
Sposób adresowania korespondencji jest bardzo ważny dla okazania szacunku odbiorcy.
Imię i nazwisko adresata poprzedźmy tytułem: Pan, Pani, Szanowny Pan, Szanowna Pani. Można zastosować skróty WPan, WPani, raczej nie stosujmy skrótów Sz. Pan, Sz. Pani.

Jeśli list przekazujemy przez osobę trzecią, wręczamy go zawsze w niezaklejonej kopercie.
Pisanie listów tradycyjnych jest umiejętnością zamierającą w życiu prywatnym, co nie oznacza zmniejszenia liczby wysyłanej i otrzymywanej korespondencji urzędowej. Zadbajmy więc o poprawność językową i odpowiednią formę pism służbowych.

Tatiana Sokołowska jest ekspertem etykiety w biznesie i polityce, autorką wielu programów szkoleniowych w zakresie dress code’u, savoir vivre’u oraz wystąpień publicznych. Doradza w kreowaniu biznesowego wizerunku w TVP i radio

Data publikacji: sierpień 2015