Japoński porządek
25 Marca 2016
Zapewne każdemu zdarza się zaprowadzić tzw. chaos kontrolowany, tudzież artystyczny nieład. Nieraz tłumaczymy sobie, że tylko dzięki niemu wiemy, co gdzie jest, a każda próba uporządkowania sprawia, że wszystko znika w tajemniczych okolicznościach...
Jakichkolwiek argumentów usprawiedliwiających ten stan rzeczy nie staralibyśmy się użyć, niestety nadejdzie dzień, w którym dane nam będzie zmierzyć się z porządkowaniem. A ponieważ wiosna sprzyja porządkom, warto przedstawić japoński sposób ulepszania siebie i swojego stanowiska pracy, życia rodzinnego, społecznego etc., czyli kaizen.
Generalnie kaizen (kai – zmiana, zen – dobry) to wywodząca się z Japonii filozofia doskonalenia procesów zarządzania (mamy w dzisiejszych czasach wysyp filozofii). To praktyka biznesu, której główną zasadą jest ciągłe podnoszenie jakości firmy i produktu – choć jej zastosowanie może być o wiele szersze. Porównanie tego do wiosennych porządków jest więc niemałym uproszczeniem, ale kiedy przyjrzymy się tej filozofii nieco bliżej, to odkryjemy, że porządek odgrywa tutaj znaczącą rolę.
Kaizen ma określone główne zasady – jedna z nich brzmi: „Nie osiągniesz postępu, jeżeli cały czas będziesz robił wszystko tak samo”. Trzeba umiejętnie wyszukiwać problemy, identyfikować je i starać się znaleźć rozwiązanie. Tylko w jaki sposób? Podpowiada strategia 5S, dla której kaizen stało się fundamentem.
S to pierwsze litery pięciu japońskich słów: serii, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke. W języku polskim te słowa to: selekcja, systematyka, sprzątanie, standaryzacja i samodoskonalenie. Na etapie selekcji oddzielamy rzeczy potrzebne i niepotrzebne. Czasami możemy nie być przekonani, czy dana rzecz nam się kiedyś przyda, czy też nie, dlatego możemy ją jakoś oznaczyć – na przykład czerwoną etykietą. Umieszczamy ją wtedy w „magazynie czerwonych etykiet” i czekamy powiedzmy przez miesiąc, czy będzie nam potrzebna. Jeśli nie, przyjdzie nam się z nią pożegnać, czyli mówiąc wprost – wyrzucić.
Systematyka to czas na porządkowanie. Wybieramy miejsce dla wszystkich potrzebnych rzeczy – uzależniamy to od ich rozmiaru i od tego, jak często są używane. Pomocna może okazać się tzw. sterowanie wizualne. Proste oznaczenia, które wykorzystamy, będą podpowiadały użytkownikom, gdzie odłożyć wykorzystaną rzecz. Na pewno nietrudno to sobie wyobrazić – wystarczy na przykład podpisać wieszaki czy skrzynki i przyporządkować je do odpowiedniego sprzętu. Sprzątanie raczej nie wymaga wyjaśnień, po prostu po skończeniu swojej pracy odkładamy na miejsce używane przedmioty. Od czwartego S zaczyna się pod górkę. Standaryzacja i samodyscyplina, to już bowiem próba wyrobienia nawyku. Tworzymy więc pewien nawyk, żeby faktycznie poprzednie S były stosowane, a na etapie samodyscypliny pilnujemy, żeby wszystkie dotychczasowe czynności były wykonywane. Na tym proces się nie kończy, bowiem chodzi o niekończące się doskonalenie – gdy już zaczynamy być zadowoleni z tego, co osiągnęliśmy, czas przebrnąć przez wszystkie S od początku, aby wyczyścić to, co zagracone – dosłownie i w przenośni.
Aby w pełni przedstawić filozofię, której się przyglądamy, warto poznać jeszcze jedno tajemniczo brzmiące słowo – muda. W języku polskim oznacza ono „bezużyteczne, daremne, zbędne”. Określa się nim każdą czynność, która zużywa zasoby, a nie dodaje żadnej wartości. Tym samym, aby skutecznie zarządzać, trzeba pozbyć się marnotrawstwa, a w omawianej strategii mamy zdefiniowane siedem elementów, które mogą zostać nazwane w ten sposób. Są to: nadprodukcja (odnosząca się także do korespondencji i dokumentów), tworzenie zapasów, zbędny transport, oczekiwania, nadmierne przetwarzanie, zbędny ruch i usterki (poprawki). Pozwolę sobie wyjaśnić je zbiorowo – bo jestem przekonana, że nawet bez konkretnych definicji, każdy jest w stanie wyobrazić sobie zjawiska przeszkadzające w sprawnym działaniu na każdej płaszczyźnie życia, nie tylko tej zawodowej. Mowa o tworzeniu nadmiaru informacji i dokumentacji, przerzucaniu się nic niewnoszącymi mailami, pismami i innymi dokumentami. Co gorsza, często przed przerzuceniem trzeba jeszcze zebrać – odczekując swoje– stos podpisów i zatwierdzeń, potwierdzeń do zatwierdzeń i pieczęci, których jedynym zadaniem jest istnienie na papierze, uzyskującym dzięki temu wyższy poziom ważności… zanim wyląduje na stosie dokumentów, które zbiorczo można nazwać „nieważne”. W ramach sprzątania trafią pewnie do niszczarki, a jeśli nie pójdzie tak dobrze, zabiorą miejsce w firmowych archiwach, choć nikt nigdy nie będzie musiał do nich sięgnąć. Transport tych dokumentów z miejsca na miejsce i ich rotacja między pracownikami zabiera im jedynie czas i energię – a to kosztuje… Największym grzechem jest jednak marnowanie ludzkiego potencjału, czyli niewykorzystywanie w pełni fizycznych i umysłowych (w zależności od rodzaju pracy) możliwości pracowników. Przykłady? Kierowanie do zadań całkowicie nieadekwatnych do kompetencji. Są też stricte organizacyjne – wyobraźmy sobie taką sytuację. W jakimś biurze pewien pracownik ma bardzo wąski zakres obowiązków. Aby więc jakaś sprawa została załatwiona, muszą się w nią zaangażować inni pracownicy. Nieszczęśnik będący bohaterem naszego przykładu zmierzy się z oczekiwaniem na odpowiedzi na pisma, kolejne pieczęcie, korespondencję i tak dalej… i dalej…
Te tajemnicze japońskie nazwy prowadzą zatem do jednego – trzeba mieć w życiu porządek, wyrobić sobie nawyk sprzątania po sobie i odkładania rzeczy w takie miejsce, by wszyscy ich użytkownicy (których potencjał jest w pełni wykorzystywany) wiedzieli, gdzie mogą je znaleźć. I założę się, że choć niekoniecznie strażacy w JRG wiedzieli o istnieniu kaizen, to każdy znakomicie wie, jaki sprzęt, w jakim miejscu samochodu ratowniczo-gaśniczego albo w której części garażu się powinien znajdować. Miejsca te często są też właściwie opisane, choć niekoniecznie nazywa się to nawigacją wizualną. Strażacy podświadomie więc stosują japoński system zarządzania procesem w miejscu pracy.
eM
marzec 2016