Jak osiągać swoje cele? (cz. 1)

Wyznaczanie celów i realizowanie ich to niezwykle ważny element w procesie rozwoju zawodowego. Jak to robić skutecznie?

Nie dalej jak miesiąc temu prowadziłam szkolenie „Objectives setting, czyli stawianie celów” dla jednej z największych firm produkcyjnych w naszym kraju. Na 40 osób znajdujących się na sali tylko jedna z nich potrafiła powiedzieć coś o modelu SMART i jego zastosowaniu. Pozostali o pracy z celami nie wiedzieli nic. A przecież - jak twierdzi Brian Tracy - to kluczowa umiejętność w drodze na szczyt… Wyznaczanie celów pobudza do rozwoju osobistego, ułatwia podejmowanie lepszych decyzji, zwiększa poczucie własnej wartości i sprawczości. A jak je osiągać? Pomocne są w tym profesjonalne narzędzia z zakresu zarządzania - tzw. cykl Deminga i wspomniany model SMART.

Sposób na efektywność

Cykl Deminga to schemat ciągłego ulepszania i doskonalenia, np. efektywności w pracy, stworzony przez Williama Edwardsa Deminga - amerykańskiego uczonego (matematyka, statystyka), pioniera w podejściu do zarządzania jakością. Umożliwia on szczegółowe zaplanowanie działań zgodnych z naszymi zamierzeniami. Jest podstawą pracy nad własną wydajnością, poprawą jakości działań, skutecznością czy odpowiedzialnością za realizowane zadania. 

Cykl Deminga składa się z czterech faz (tzw. PDCA):

1. Zaplanuj (plan) - zaplanuj lepszy sposób działania.
2. Wykonaj (do) - zrealizuj to, co zaplanowałeś na próbę.
3. Sprawdź (check) - zbadaj, czy wyniki działań przynoszą rezultaty.
4. Działaj/usprawniaj (act) - popraw, wprowadź działania doskonalące.

Jednym z głównych zadań kadry kierowniczej jest prowadzenie polityki ciągłego doskonalenia organizacji za pomocą małych kroków. Nie oznacza to jednak, że tylko przełożeni są objęci ideą zmiany na lepsze. Proces obejmuje wszystkie szczeble, uczestniczą w nim także szeregowi pracownicy poprzez zgłaszanie propozycji usprawnienia pracy na ich stanowiskach.

Podstawową zasadą PDCA jest iteracja, czyli wielokrotne powtarzanie tego samego procesu. Deming twierdził bowiem, że źródłem sukcesów - czyli pracy o wysokiej jakości i efektywności - są jasno określane i powtarzalne procesy, ciągła zmiana na lepsze. Zwykł on mawiać: „Nie wystarczy, że robisz to, co robisz najlepiej. Musisz wiedzieć, co robić, a potem rób to najlepiej, jak potrafisz”. Myślę, że to dobry punkt startu. Teraz zróbmy krok dalej i weźmy pod lupę pierwszą fazę z cyklu Deminga, czyli planowanie.

Zaplanuj

Na tym etapie rozpoznajemy naszą sytuację, identyfikujemy problemy, które przeszkadzają nam w osiągnięciu celu. Zanim to zrobimy, powinniśmy jednak przede wszystkim określić swój cel, odpowiadając na pytanie: co chcę osiągnąć?

Sprawdzonym i niezwykle skutecznym narzędziem przy określaniu celów jest model SMART. To metoda, która pozwala na wyznaczanie celów w taki sposób, by zmaksymalizować szanse na ich osiągnięcie. SMART jest akronimem od pięciu kryteriów, jakie musi spełniać cel w tej koncepcji:

• specific - konkretny, określony jak najbardziej szczegółowo,
• measurable - taki, którego stopień realizacji lub efekty można zmierzyć,
• achievable - realny do osiągnięcia,
• realistic - taki, który jest dla nas istotny, wypływa z naszych wartości,
• timely - z jasno określonymi ramami czasowymi.

Spróbujmy rozpoznać siebie w jednej z czterech grup, reprezentujących najczęstsze podejścia do realizacji celów:

1.  Ludzie, którzy mają cudowną wizję i nie działają, czyli dyziomarzyciele. Są mili, słodcy i niepraktyczni. Często borykają się z własnym poczuciem winy.
2.  Ludzie, którzy harują jak woły, tylko zapomnieli o swoich marzeniach. Ten typ ludzi z wiekiem gorzknieje. Czasami udaje im się dużo osiągnąć - oprócz faktycznego życia.
3.  Ludzie szeroko otwarci - osoby, które nie mają ani wizji, ani nie działają, zwykle czekając na to, co przyniesie im los. Zwykle są najbardziej sfrustrowani. Im starsi, tym bardziej wpędzają siebie i innych w poczucie winy.
4. Ludzie, którzy mają wizję, przekładają ją na konkretne cele i działają. Zwykle osiągają sukcesy i mają dużą satysfakcję z realizowania swojej wizji życia.

To właśnie ci ostatni mniej lub bardziej świadomie stosują zasadę SMART w praktyce. I dzięki są efektywniejsi w pracy, potrafią zachować równowagę między życiem zawodowym i rodzinnym. Osiągają sukces nie bez przyczyny: zapisują swoje cele, ich cele są SMART, robią pierwszy krok, czyli działają! Jak prawidłowo czytać i rozumieć model SMART? 

Jasno określ swój cel

Wyobraź sobie swój cel tak dokładnie, jak tylko potrafisz. Jeśli jest wyznaczony liczbami, to dodaj do nich trochę emocji. Nie wyobrażaj sobie samych liczb. Pomyśl, co nastąpi, gdy osiągniesz ten wynik. Jak się będziesz czuł, co będzie się działo dookoła ciebie, co usłyszysz, co poczujesz, jakie nowe możliwości dzięki temu się przed tobą otworzą? Dlaczego tak ważne jest, by dokładnie wyobrazić sobie to, co chcę osiągnąć? Naukowcy odkryli, że umysł nie odróżnia obrazów wyobrażonych od rzeczywistych. Jeśli twoim celem jest na przykład zadbanie o własne zdrowie poprzez codzienny 30 min trening, to wyobrażanie sobie, jak ćwiczysz i pocisz się, jest znacznie mniej motywujące niż obraz tego, jak się doskonale czujesz po tych ćwiczeniach. Wyobraź sobie, jak wzrasta twoje poczucie własnej wartości, satysfakcja i pozytywne odczuwanie własnego ciała. Wyobraź sobie rezultaty, których pragniesz. Ale nie ogólnie. Zbyt często używamy stwierdzeń, które nic nie znaczą: trzeba coś z tym zrobić! zrobić tak, żeby było dobrze! i tam gdzie powinno! ktoś powinien czuć się za to odpowiedzialny! wszystko ma być we właściwym czasie! bo tak trzeba! Jeśli traktujesz swój mózg poważnie, to zrozumiesz, co to dla niego oznacza. Nic nie oznacza, a dokładnie - nic konkretnego. Niemal każdy wie, że stwierdzenie:

• „Zrobię coś ze swoim zdrowiem” to nie to samo, co „Codziennie rano przez 15 min ćwiczę jogę”,
• „Będę się uczył angielskiego” zdecydowanie się różni od „We wtorki i czwartki przez 1,5 godz. uczę się angielskiego”,
• „Postaram się więcej uwagi poświęcić naszemu dziecku” brzmi zupełnie inaczej niż „Codziennie przez 15 min porozmawiam z naszym dzieckiem, słuchając go przez dwie trzecie tego czasu”.

Zmierz swój sukces

Przy wyznaczaniu każdego celu znajdź sobie miarę, którą go określisz (measurable). Bez niej będzie ci trudniej nie tylko go osiągnąć, ale także rozpoznać, że właśnie go osiągnąłeś. Pokażę to na przykładzie pewnego człowieka.

Pracował naprawdę ciężko. Od dawna wkładali mu do głowy przekonanie, że ciężką pracą ludzie się bogacą i tylko poprzez ciężką pracę osiągnie sukces. Spotkaliśmy się podczas sesji coachingowej. Zadałam mu pytanie: Po czym dokładnie poznasz, że wystarczająco ciężko pracujesz? Jak ciężka musi być praca, żeby można było się nią cieszyć? Nasz bohater nie wiedział, kiedy przestać. Pracował w pracy, pracował w domu, podczas podróży, w trakcie jedzenia, przerywał dla pracy rozmowę z dzieckiem, czy z ukochaną osobą. Nie wiedział, kiedy się cieszyć i kiedy siebie wynagrodzić, kiedy odpoczywać i kiedy o siebie zadbać. Wielokrotnie w rozmowie mówił „odpocznę po śmierci”. To przekonanie przykładał zarówno do siebie, jak i do swojej rodziny i pracowników. Nie dostrzegał, że osiągając sukces, można się z niego cieszyć. I właśnie do tego potrzebna jest miara. Daje ona wiedzę, jak nabrać oddechu, energii i działać dalej. Pozwala rozpoznać, że praca jest ukończona.

Początkiem ważnych i efektywnych zmian w postępowaniu tego człowieka było ustalenie czytelnego i wyraźnego wskaźnika zakończenia pracy. Wystarczyła prosta miara - zakończenie pracy w danym dniu było mierzone wyłączeniem laptopa. To było naprawdę trudne.

Zadaj więc sobie kilka pytań: Co będzie miarą twojego sukcesu? Po czym poznasz, że osiągnąłeś cel? W jakich jednostkach zmierzysz postęp? Jak rozpoznasz, że jesteś na dobrej drodze? Ile i czego chcesz dokładnie mieć? Po czym poznasz, kiedy zacząć działanie i kiedy je zakończyć?

Spraw, by twój cel był osiągalny

Niezwykle istotne jest, aby wyznaczać sobie cele, które są realne do osiągnięcia i na które mamy wpływ. W przeciwnym razie - gdy nie udaje się ich zrealizować - możemy być rozczarowani i zniechęceni do dalszego działania. Dobrze, aby cel był też jednak pewnym wyzwaniem, zwiększającym motywację do podejmowania wysiłku. Bardzo ważna jest nasza własna inicjatywa. Pomyśl, co zrobisz, żeby osiągnąć ten cel? Jak zdobyć środki finansowe na jego realizację? Co możesz w danej konkretnej sytuacji zrobić, by się do niego zbliżyć? Pamiętaj też, by nie przerzucać odpowiedzialności za realizację własnych celów na innych. Przypomnij sobie komentarz Shreka na temat księżniczki czekającej w bezruchu na rycerza. „No to se jeszcze poczeka!”. Nie czekaj, zacznij działać!

marzec 2016