Ewidencjonować, ale jak?

Jednostki organizacyjne Skarbu Państwa zobowiązane są do prowadzenia ewidencji składników majątku. Kierownik jednostki na mocy przepisów krajowych, zasad rachunkowości, regulaminów i instrukcji określa dokładny sposób oraz zasady ewidencjonowania i gospodarowania składnikami majątku. Zazwyczaj w Państwowej Straży Pożarnej ewidencją syntetyczną - na kontach księgowych - zajmują się działy księgowości, a ewidencją analityczną - na odpowiednich kartotekach - działy logistyczne.

Obowiązek prowadzenia ewidencji analitycznej w jednostkach budżetowych został nałożony przez rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU poz. 1911). Zgodnie z załącznikiem nr 3 pt. „Plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych” jednostki budżetowe zobowiązane są prowadzić konta ewidencji syntetycznej zgodnie z wykazem kont. W opisie kont wskazano wymóg prowadzenia ewidencji oraz wymagania minimalne, które musi spełniać ewidencja szczegółowa (analityczna) poszczególnych kont.

Dla konta 011 - Środki trwałe konieczne jest:

• ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych,
• ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe,
• należyte obliczenie umorzenia i amortyzacji,
• ustalenie wartości gruntów stanowiących własność jednostki samorządu terytorialnego, przekazanych w użytkowanie wieczyste innym podmiotom.

W przypadku konta 013 - Pozostałe środki trwałe ewidencja szczegółowa powinna umożliwić ustalenie wartości początkowej środków trwałych przekazanych do użytku oraz osób lub komórek organizacyjnych, które użytkują środki trwałe.

W przypadku konta 020 - Wartości niematerialne i prawne na drodze ewidencji szczegółowej należy odpowiednio obliczyć umorzenie wartości niematerialnych i prawnych, podział według ich tytułów i osób odpowiedzialnych.

Na kontach 310 i 330 prowadzi się ewidencję zapasów, materiałów i towarów przyjętych do magazynu jednostki. Zgodnie z wymogami rozporządzenia ewidencja szczegółowa powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu zapasów według miejsc ich znajdowania się i osób, którym powierzono pieczę nad nimi, a w odniesieniu do zapasów materiałów i towarów objętych ewidencją ilościowo-wartościową - także według ich poszczególnych rodzajów i grup.

Jak to robimy w PSP

W przeszłości majątek rejestrowany był w formie tradycyjnej (papierowej) w formie ksiąg inwentarzowych. Wraz z rozwojem cyfryzacji na rynku pojawiły się różne narzędzia elektroniczne i programy komputerowe pozwalające na prowadzenie ewidencji za pomocą nowoczesnych systemów elektronicznych. Obecnie istnieje wiele firm proponujących swoje rozwiązania. Nie zdecydowano się na wybór jednego z nich dla wszystkich jednostek sektora budżetowego, poszczególne podmioty nabywają licencje programów samodzielnie - w związku z tym zobligowane są do stosowania jednolitych przepisów ogólnych.

W strukturach Państwowej Straży Pożarnej nie ma unifikacji stosowanych systemów ewidencji majątku, a także przepisów szczegółowych regulujących gospodarkę mieniem. Wyjątek stanowi gospodarka transportowa, jednolita we wszystkich jednostkach organizacyjnych PSP - reguluje zasady gospodarowania i zbywania sprzętu transportowego.

Mając na względzie różnorodność wybranych przez jednostki rozwiązań (od tradycyjnej formy papierowej przez arkusze kalkulacyjne czy stosowanie odpowiednich programów), należy podkreślić, że dobry system powinien zapewniać kompleksową ewidencję i zarządzanie majątkiem jednostki. Ważne, by zastosowane rozwiązania opierały się na jednolitych kartotekach, zawierających ewidencję analityczną środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz ewidencję pozabilansową. Kartoteki ewidencji analitycznej stanowią bowiem szczegółowy rejestr dla odpowiedników ich kont syntetycznych prowadzonych przez działy finansowe. System powinien mieć rozbudowaną funkcjonalność, w szczególności w zakresach:

• zarządzania majątkiem za pomocą w pełni definiowalnych dla potrzeb jednostki dokumentów, w szczególności: OT, LT, PZ, ZM, pozwalających na określenie wszystkich operacji gospodarczych dotyczących majątku jednostki oraz zapisanie ich, a następnie dających możliwość prześledzenia tej historii, kontroli obiegu dokumentów przez system zatwierdzania operacji oraz kontroli dostępu za pomocą rozbudowanej funkcji systemu uprawnień,
• obszernego opisu pozycji majątku i jego składników, który w połączeniu z rozbudowaną funkcją raportów oraz eksportów danych pozwala na elastyczny dostęp do wszystkich dostępnych danych,
• indywidualnej ewidencji powierzonego mienia, dołączania dokumentów potwierdzających zakup oraz pobrania pozycji majątku, generowania zbiorczych potwierdzeń posiadania majątku,
• ewidencji pomieszczeń i majątku, który się w nich znajduje, możliwości generowania raportów wyposażenia (wywieszek) wraz z barkodem lokalizacji,
• prowadzenia inwentaryzacji za pomocą narzędzi przygotowujących arkusze spisowe, zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, wyceny arkuszy, inwentaryzacji przygotowywanej ręcznie lub barkodowo z wykorzystaniem narzędzi elektronicznych,
• naliczania amortyzacji za pomocą metod zdefiniowanych przez użytkownika.

Należy pamiętać, że stosowany w jednostce system ewidencji majątku powinien być prowadzony rzetelnie i przedstawiać stan faktyczny. Dobranie odpowiednich narzędzi zabezpiecza interes kierownika jednostki dzięki możliwości prowadzenia właściwego nadzoru nad będącym w użytkowaniu mieniem Skarbu Państwa.

Z duchem czasu

Większość programów komputerowych służących do kompleksowej ewidencji mienia zapewnia możliwość wygenerowania - poza numerem inwentarzowym - barkodu, unikalnego dla każdego składnika majątku. Jest to nic innego jak kod kreskowy, który może być odczytany za pomocą skanera. Ułatwia to codzienną pracę osób odpowiedzialnych za ewidencjonowanie majątku jednostki. Dzięki mobilnemu skanerowi można sczytać składniki majątku pozostawione w danej lokalizacji i porównać je ze stanem ewidencyjnym, co będzie pomocne przy zmianie miejsca przechowywania danego sprzętu z jednego pomieszczenia na drugie. Dodatkowo używając skanera, można ułatwić i przyśpieszyć prowadzoną w jednostce inwentaryzację.

Należy mieć jednak na względzie, że specyfika funkcjonowania PSP jest nieco inna niż pozostałych jednostek Skarbu Państwa. O ile zastosowanie kodów kreskowych sprawdza się w ewidencjonowaniu mienia użytkowanego w biurze, o tyle oklejenie sprzętu pożarniczego niesie ze sobą ryzyko szybkiego uszkodzenia, odklejenia i zgubienia naklejek z barkodem. W tym wypadku tradycyjne oznakowanie sprzętu przez naniesienie trwałą techniką numeru inwentarzowego (np. farbą czy markerem permanentnym) zdaje się być lepszym rozwiązaniem.

Nie da się ukryć, że jednostki organizacyjne Państwowej Straży Pożarnej często rezygnują z dokładnego znakowania poszczególnych składników mienia stanowiącego wyposażenie np. pojazdów ratowniczo-gaśniczych, skupiając się na ujęciu całościowym (np. wykaz sprzętu w samochodzie). W omawianym przypadku sprzęt zainstalowany w pojeździe musi się zgadzać ilościowo, ale nie zawsze monitorowane są jego przesunięcia pomiędzy samochodami. Dla użytkownika dwa identyczne elementy armatury pożarniczej (np. dwie takie same prądownice) nie stanowią różnicy przy całościowym ujęciu wyposażenia. Analogiczna sytuacja będzie występowała przy zamianie identycznych krzeseł pomiędzy pomieszczeniami komendy. Jednak w przypadku ewidencji przedmioty te stanowią różne obiekty, mające unikalne numery inwentarzowe. Często trudności sprawia nadążenie z wprowadzeniem bieżących zmian lokalizacji wyposażenia w ewidencji oraz nieinformowanie przez użytkowników osób prowadzących ewidencję o dokonanych zmianach.

Wiele możliwości z RFID

Naprzeciw potrzebom użytkowników i problemom ewidencji wychodzi technologia RFID (Radio-Frequency Identification). Wykorzystuje ona fale radiowe nadawane przez skaner (kolektor danych) do zasilenia anteny wbudowanej do tagu (chipu) z zapisanymi danymi, takimi jak np. numer inwentarzowy. Dzięki temu rozwiązaniu możliwy jest odczyt danych z odległości nawet kilku metrów (w zależności od mocy sygnału urządzenia i wielkości anteny). Chipy (anteny) bez wzbudzenia falą radiową o odpowiedniej częstotliwości są nieaktywne. Dzięki zastosowaniu odczytu zdalnego przeprowadzenie inwentaryzacji lub bieżąca kontrola majątku są jeszcze szybsze i pozwalają na wychwycenie niedostępnych składników majątku (np. laptop pracownika przebywającego na urlopie, który jest zamknięty w szufladzie biurka). Dodatkowo zastosowanie odczytu zdalnego ułatwia oznakowanie i ewidencjonowanie elementów narażonych na działanie czynników zewnętrznych, czyli tych wykorzystywanych podczas działań ratowniczo-gaśniczych. Tagi RFID nie mają ograniczeń geometrycznych i występują m.in. jako przeklejane etykiety z możliwością zadruku, przypinki, opaski samozaciskowe, karty, breloki czy odporne na uszkodzenia mechaniczne i chemiczne tzw. hard-tagi. Zastosowanie technologii RFID pozwala na użytkowanie anteny w obudowie odpornej na działanie czynników zewnętrznych, jak również umiejscowienie samego chipa wewnątrz obudowy urządzeń (np. latarki przy akumulatorze).

Rozwój urządzeń mobilnych, technologii RFID, jak również programów ewidencjonujących majątek daje użytkownikom wiele możliwości prawidłowego nadzoru. Odpowiednio przygotowany program może zapewniać np. wgranie do kolektora danych wyposażenia, które stanowi ewidencję pomieszczenia. Wówczas osoba sprawdzająca majątek może na bieżąco wychwycić nieprawidłowości i zweryfikować fizyczny stan wyposażenia względem danych w ewidencji. Ponadto odczytane dane umożliwiają automatyczną integrację lokalizacji w systemie, pozwalając bardzo szybko skatalogować sprzęt według właściwych lokalizacji.

Należy zwrócić uwagę, że nieograniczone możliwości systemów informatycznych mogą służyć nie tylko weryfikacji ilościowej zgromadzonego mienia, lecz także dzięki funkcji alertu przypominać o zbliżającym się terminie wykonania przeglądu, legalizacji czy kalibracji urządzenia. Szczególnie przydatne może to być w przypadku sprzętu specjalistycznego, który nie jest wykorzystywany na co dzień, np. przy weryfikacji sprzętu drobnego zamkniętego w zaplombowanym pojemniku, kontenerze czy pojeździe ratownictwa chemicznego.

Testując różne środowiska programowe, natknęliśmy się na aplikacje pozwalające np. na wychwycenie wśród zaprogramowanych chipów jednego, który nas interesuje. Aplikacja po wcześniejszym zsynchronizowaniu z programem do ewidencji identyfikowała tylko chip, którego poszukiwaliśmy, i na zasadzie gry „ciepło - zimno” pozwalała na jego odnalezienie (im bliżej chipu znajdował się kolektor, tym większa była częstotliwość wydawanego przez niego dźwięku). Rozwiązanie takie może być pomocne w identyfikacji sprzętu, który trzeba np. poddać serwisowi. Wyobraźmy sobie sytuację, w której wiemy, że jedna z butli znajdujących się w pojeździe musi przejść legalizację w UDT. Bez odpowiedniego skatalogowania sprzętu należałoby weryfikować kolejno każdą z nich, a mając pecha, można by trafić nie tylko nie jako pierwszą, ale na ostatnią. Przy zastosowaniu takiej aplikacji wystarczy, że strażak ze skanerem przejdzie obok aparatów ochrony dróg oddechowych i bez trudu znajdzie akurat ten, którego szuka.

Ciekawostkę stanowi rozwiązanie stosowane w niektórych instytucjach. Ich budynki podzielone są za pomocą specjalnych stałych bramek będących skanerami RFID. Rozwiązanie to pozwala na rejestrowanie każdego przemieszczenia urządzenia wewnątrz stref w obiekcie. Tagi RFID są obecnie często wykorzystywane w szpitalach - tam za ich pomocą w łatwy sposób odczytywana jest ilość brudnej pościeli przekazywanej do pralni. A może warto byłoby zastanowić się nad możliwością wszycia takich chipów w ubrania specjalne strażaków, co dawałoby możliwość kontroli nad ich odpowiednią konserwacją? Dzięki tagom RFID można by również rejestrować wszystkie dane związane z cyklem prania i użytkowania odzieży specjalnej.

Niewątpliwie przed nami dalsze etapy rozwoju systemów służących ewidencji majątku. Cyfryzacja stosowanych rozwiązań prowadzi do oszczędności czasu i lepszego nadzoru nad mieniem Skarbu Państwa wykorzystywanym w instytucjach państwowych. Często to kierownicy jednostek, jako odpowiedzialni za prawidłowe gospodarowanie majątkiem, muszą zostać uświadomieni przez swoich pracowników realizujących czynności związane z ewidencją, że warto odejść już od tradycyjnych książek inwentarzowych czy ewidencji prowadzonej w arkuszu kalkulacyjnym na rzecz nowoczesnych rozwiązań. Rozwój stosowanych środowisk programowych uzależniony jest również od potrzeb jednostek. Programiści firm specjalizujących się w dostarczaniu odpowiedniego oprogramowania na życzenie klienta stworzą odpowiednie narzędzia i aplikacje ułatwiające monitorowanie majątku.

Technologia znakowania i identyfikacji składników majątku za pomocą RFID jest obecnie wprowadzona do użytku w Komendzie Głównej PSP. W niedługim czasie zostanie udostępniona jednostkom organizacyjnym PSP jako integralny element obecnie użytkowanego programu służącego do ewidencji analitycznej majątku.