Doręczenia elektroniczne

1 stycznia 2025 r. weszła w życie usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, tzw. e-Doręczenia, którą wprowadziła ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. System ten pozwala na wysyłanie i odbieranie korespondencji cyfrowej ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, umożliwia pełną identyfikację nadawcy i odbiorcy oraz przechowywanie korespondencji w formie elektronicznej. W przyszłości usługa ta zastąpi tradycyjne przesyłanie pism urzędowych drogą pocztową, a także korespondencję prowadzoną przez ePUAP.

e-Doręczenia wprowadzane są stopniowo, jednak od 1 stycznia 2025 r. obowiązują już liczną grupę podmiotów zarówno publicznych, jak i niepublicznych. Tabela przedstawia, od jakiej daty muszą realizować obowiązki wynikające z ustawy poszczególne podmioty, ale należy wyraźnie zaznaczyć, że przepisy dotyczące e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 r. dotyczą wszystkich jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej, tj. Komendy Głównej, komend wojewódzkich, komend powiatowych (miejskich), Akademii Pożarniczej i pozostałych szkół pożarniczych, Centrum Naukowo-Badawczego Ochrony Przeciwpożarowej-PIB w Józefowie oraz Centralnego Muzeum Pożarnictwa. Obowiązek wprowadzenia e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 r. dotyczy również osób wykonujących zawody zaufania publicznego, co w praktyce Państwowej Straży Pożarnej ma znaczenie dla radców prawnych i adwokatów pracujących dla różnych jednostek organizacyjnych tej formacji.

Należy przy tym zaznaczyć, że zgodnie z przepisem art. 1a ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej obowiązku doręczenia korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi hybrydowej lub publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego nie stosuje się:

• w sprawach osobowych dotyczących strażaków,
• w sprawach osobowych dotyczących byłych strażaków,
• jeżeli doręczenie korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi hybrydowej albo publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego mogłoby istotnie utrudniać lub uniemożliwić realizację zadań Państwowej Straży Pożarnej.

W tym miejscu warto przytoczyć i wyjaśnić poszczególne pojęcia związane z nowym i – co tu dużo ukrywać – rewolucyjnym systemem.

ABC e-Doręczeń

Czym są więc e-Doręczenia? To elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, osoby fizyczne i firmy mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.

Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek mieć adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń. Podstawą prawną działania rejestrowanego doręczenia elektronicznego są: rozporządzenie UE eIDAS i ustawa o doręczeniach elektronicznych UoDE.

Czym jest adres do e-Doręczeń? To adres doręczeń elektronicznych (ADE) nadawany użytkownikowi systemu e-Doręczeń. Nie należy go w żadnym razie mylić z adresem e-mail. Adres do e-Doręczeń jest indywidualny – przypisany do konkretnego użytkownika, umożliwia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata, nie może zmienić właściciela. Należy zaznaczyć, że spółka cywilna nie może mieć adresu do doręczeń elektronicznych. Spółka cywilna to jedynie umowa łącząca wspólników – nie ma odrębnej od samych wspólników podmiotowości prawnej, w związku z tym ADE mogą jedynie posiadać jej poszczególni wspólnicy.

Każdy adres do e-Doręczeń zostaje wpisany do rejestru publicznego – Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Adresy zamieszczone w bazie są wiarygodne, ponieważ podczas wnioskowania o adres do e-Doręczeń weryfikowana jest tożsamość właściciela adresu.

Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE skutkuje:

• dla podmiotu publicznego – zawarciem umowy z Pocztą Polską na świadczenie PURDE i PUH, zgodnie z postanowieniami Regulaminu oraz Polityki świadczenia usługi na czas pełnienia roli operatora wyznaczonego przez Pocztę Polską oraz założeniem skrzynki doręczeń przez Pocztę Polską;
• dla podmiotu niepublicznego – zawarciem umowy z Pocztą Polską na świadczenie PURDE zgodnie z postanowieniami Regulaminu oraz Polityki świadczenia usługi na czas pełnienia roli operatora wyznaczonego przez Pocztę Polską oraz założeniem skrzynki doręczeń przez Pocztę Polską.

Jak korzystać?

Systemem e-Doręczeń będzie można posługiwać się za pośrednictwem:

• skrzynki e-Doręczeń na stronach mObywatel.gov.pl i edoreczenia.gov.pl;
• skrzynki na Koncie Przedsiębiorcy w serwisie biznes.gov.pl;
• systemu kancelaryjnego EZD zintegrowanego z e-Doręczeniami;
• aplikacji firm dostarczających usługę e-Doręczeń.

e-Doręczenia należą do tzw. usług zaufania, ponieważ nadawca i odbiorca są identyfikowani (ich tożsamość zostaje sprawdzona) i nikt nie może przejąć ich adresów lub podszyć się pod nich. Dzięki temu są równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą, zatem mogą być wykorzystywane w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym. Zaufany dostawca usługi umożliwia pobranie dowodu wysyłania i doręczenia korespondencji, a usługa jest zabezpieczona tak, aby nikt nie mógł zmienić treści korespondencji między nadawcą a odbiorcą. Niemniej jednak sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna są zobowiązane wprowadzić e-Doręczenia dopiero od 1 października 2029 r., dopiero wtedy więc zaistnieje możliwość, o której mowa wyżej.

Dla osób fizycznych korzystanie z e-Doręczeń nie jest obowiązkowe, ale każda osoba fizyczna może założyć swoją skrzynkę do e-Doręczeń, a nawet po jej założeniu zrezygnować z usługi e-Doręczeń.

Dokonuje się tego przez zalogowanie na swoją skrzynkę do e-Doręczeń, kliknięcie w „Zarządzaj adresami do e-Doręczeń” i złożenie wniosku o wykreślenie adresu do e-Doręczeń z bazy. Co ważne, dane osoby fizycznej w bazie adresów elektronicznych mogą znaleźć tylko podmioty publiczne. Inne osoby fizyczne i firmy nie mają w nie wglądu. Dane firmy/przedsiębiorcy są natomiast widoczne dla wszystkich użytkowników systemu e-Doręczeń. Reasumując, podmioty publiczne mogą wyszukiwać adresy do e-Doręczeń innych podmiotów publicznych, a także firm i innych podmiotów niepublicznych, w tym osób fizycznych. Osoby fizyczne, firmy i inne podmioty niepubliczne nie mogą natomiast wyszukiwać adresów do e-Doręczeń osób fizycznych (a jedynie adresy podmiotów publicznych).

Od 1 marca 2025 r. adresy do e-Doręczeń dla osób fizycznych będą wpisane do Bazy Adresów Elektronicznych bezterminowo, a wpisane przed tym dniem adresy uzyskają bezterminowy okres ważności. Wysyłka dokumentów przez system e-Doręczenia jest bezpłatna dla osób fizycznych i firm, jeżeli wysyłają je do podmiotów publicznych, podobnie jak korespondencja między podmiotami publicznymi. Korespondencja od podmiotów publicznych do osób fizycznych, firm i innych instytucji niepublicznych ma być zaś płatna. Osoby fizyczne i firmy będą ponosiły koszty korespondencji, jeżeli nie będzie w niej uczestniczył podmiot publiczny (czyli płatna będzie np. korespondencja między firmami czy między firmą a osobą fizyczną).

Potwierdzenie doręczenia

Zasadnicze pytanie dotyczące podmiotów publicznych odnosi się do kwestii, jaką korespondencję te podmioty muszą, a jaką tylko mogą prowadzić za pomocą e-Doręczeń? Odpowiedź jest prosta – za pomocą e-Doręczeń powinna być prowadzona ta korespondencja, do której podmiot publiczny potrzebuje dowodów nadania i odebrania przesyłki, np. ta, której dotyczą przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego lub Ordynacji podatkowej. Nie ma obowiązku, aby wysyłać za pomocą e-Doręczeń korespondencji nadawanej do tej pory listem zwykłym, której nadanie i odbiór nie muszą być odpowiednio udokumentowane, co nie oznacza, że nie można w tym przypadku skorzystać z e-Doręczeń.

Należy w tym miejscu wyjaśnić, czym jest fikcja doręczenia. Fikcja doręczenia oznacza, że po upływie 14 dni od wpłynięcia na adres osoby fizycznej, firmy i innego podmiotu niepublicznego korespondencji od podmiotu publicznego uznaje się ją za doręczoną, nawet jeśli adresat jej nie otworzy.

Ustawa o doręczeniach elektronicznych przewiduje dwie formy doręczeń:

• wysyłka w trybie Publicznej Usługi Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE), polegająca na nadaniu i doręczeniu korespondencji w formie elektronicznej do adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych (ADE),
• wysyłka w trybie Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH), polegająca na nadaniu korespondencji w formie elektronicznej, a następnie wydrukowaniu i doręczeniu w formie papierowej do adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych (ADE).

Dowodami potwierdzającymi wiadomość w Publicznej Usłudze Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE) są:

• dowód wysłania – gdy system przyjmie wiadomość do wysłania,
• dowód otrzymania – gdy doręczy wiadomość odbiorcy lub nastąpi fikcja doręczenia,
• dowód otrzymania – gdy udostępni wiadomość podmiotowi publicznemu do odczytania.

Dowody te wystawia tzw. operator wyznaczony (OW), którym jest Poczta Polska. Są one opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną dostawcy i kwalifikowanymi znacznikami czasu dla poszczególnych zdarzeń. Są dostępne w dwóch formatach – PDF i XML. Dowodami potwierdzającymi wiadomość w Publicznej Usłudze Hybrydowej (PUH) są natomiast:

• nadanie wiadomości – dowód wysłania,
• odebranie wiadomości lub zwrotu przesyłki poleconej w obrocie krajowym – EPO (Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru),
• odmowa przyjęcia korespondencji – dowód odrzucenia.

Dowody te są również dostępne w dwóch formatach – PDF i XML.

Na czym polega publiczna usługa hybrydowa e-Doręczeń? Jeśli odbiorca nie ma adresu do e-Doręczeń, urząd wyśle dokumenty elektronicznie, ale zostaną one wydrukowane i doręczone odbiorcy przez operatora wyznaczonego (czyli obecnie Pocztę Polską). Czasami podmioty publiczne będą musiały wybrać usługę hybrydową lub korespondencję papierową ze względu na wymogi prawa.

Należy zaznaczyć, że w okresie przejściowym, od 1 stycznia do 31 grudnia 2025 r., doręczenie korespondencji, którą podmiot publiczny wysłał przez ePUAP do osoby fizycznej, jeżeli to odpowiedź na podanie lub wniosek złożony w ramach usługi na ePUAP, jest równoważna w skutkach prawnych z e-Doręczeniami, o ile odbiorca nie ma adresu do e-Doręczeń lub ze względu na przesłanki organizacyjne podmiot publiczny nie prowadzi korespondencji przez e-Doręczenia.

Analogiczna sytuacja ma miejsce w przypadku doręczenia korespondencji nadanej przez podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do innego podmiotu publicznego posiadającego elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP i jest to doręczenie równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, z tym, że termin końcowy tej formy doręczenia przewidziany jest na 30 września 2029 r.

Robert Żurawski jest radcą prawnym w Komendzie Głównej PSP