Budżet dla laików

Budżet, paragraf, rodzaje kontroli dokumentów… Większość z nas, realizując zadania, nie wydaje służbowych pieniędzy. Co w sytuacji, gdy będziemy zmuszeni zakupić coś na potrzeby naszej jednostki? Poniżej kilka praktycznych rad w tym zakresie.

Prawie każdego dnia kupujemy żywność, ubrania czy usługi. Dokonujemy w ten sposób transakcji, czyli wymiany pieniądza na określony towar. W jednostkach, w których pełnimy służbę, też trzeba niekiedy coś kupić. Dla niektórych to nie problem, wiedzą, z czym mają do czynienia, jakie zasady obowiązują w tym zakresie. Są jednak i tacy, co trzymając w rękach dokument finansowy, np. w postaci faktury, nie mają pojęcia, co z tym fantem zrobić. Po raz pierwszy spotykają się z takimi określeniami, jak opis merytoryczny czy paragraf. Mam nadzieję, że uda mi się przybliżyć ten temat osobom mającym problem z omawianą tematyką.

Budżet - co to takiego?

Nie trzeba być wykwalifikowanym ekonomistą, aby mieć do czynienia z tym zagadnieniem. Budżet towarzyszy nam przecież w życiu codziennym. To nasze dochody w postaci wynagrodzenia i innych wpływów, które zasilają nasze konto i pozostają w naszej dyspozycji oraz wydatki, czyli rozchody naszych zasobów pieniężnych. Jest to tzw. budżet domowy.

Budżet może być większy lub mniejszy, co zależy głównie od środków, jakimi dysponujemy w danej chwili. Istnieje wiele odmian budżetu - budżet domowy, gminy, samorządu, województwa, no i oczywiście budżet państwa. Czym taki budżet różni się od naszego budżetu domowego? Na pewno rozmiarem. My, na naszym gruncie, dysponujemy przeważnie środkami rzędu kilku bądź kilkunastu tysięcy złotych. Budżet państwa mierzony jest w miliardach złotych.

Czym jeszcze różnią się od siebie te budżety? Przede wszystkim rodzajami wpływów i wydatków. Naszymi wpływami mogą być: wynagrodzenie, uposażenie, wpływ z tytułu najmu itp. Wpływy budżetu stanowią przede wszystkim różnego rodzaju podatki, cła, opłaty, dochody generowane przez jednostki budżetowe. Wydatki budżetu państwa to zaś m.in. różne dotacje, subwencje, koszty obsługi tzw. sfery budżetowej, czyli głównie administracji państwowej. Budżet państwa to zatem krótko mówiąc zestawienie dochodów i wydatków państwa. Jest on uchwalany za pomocą ustawy budżetowej na okres roku, który nazywany jest rokiem budżetowym. Tak uchwalony budżet stanowi podstawę działania jednostek budżetowych. Te zaś działają na podstawie zatwierdzonego planu. Jest to plan wydatków i dochodów. Plan jednostek podzielony jest według tzw. klasyfikacji budżetowej.

Klasyfikacja budżetowa

Krótko mówiąc, klasyfikacja budżetowa jest systematyzacją środków publicznych, a więc wydatków oraz rozchodów państwa. Jest ona powszechnie stosowana we wszystkich jednostkach sektora finansów publicznych. Kto odpowiada za klasyfikację budżetową? Nikt inny, jak tylko minister finansów, który w drodze rozporządzenia ustala tzw. klasyfikację części budżetowych. Klasyfikacja ma głównie na celu zapewnienie przejrzystości gospodarowania środkami budżetu państwa. Dzięki niej można w prosty i zrozumiały sposób określić rodzaj danego wydatku czy dochodu, jak również uzyskać jednoznaczną informację, jakich to konkretnie wydatków dokonuje jednostka.

Klasyfikacja budżetowa ma swoją charakterystyczną budowę. Mówiąc dokładniej, składa się z działów, rozdziałów oraz paragrafów dochodów i wydatków. Cóż to właściwie oznacza?

Dział określa rodzaj działalności właściwej dla pozyskiwanego dochodu lub dokonywanego wydatku. Obecnie w naszym kraju stosuje się klasyfikację trzycyfrową. Dwie pierwsze cyfry działu mówią o danej działalności i pochodzą od podziałek typu „klasa” z Polskiej Klasyfikacji Działalności. Trzecia cyfra działu ma tzw. charakter porządkowy i umożliwia odróżnianie od siebie tych działów, które według PKD są obejmowane jedną i tą samą „klasą”. Przykładem może tu być dział 750, czyli „Administracja publiczna”, czy dział 754 „Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa”. Rozdziały z kolei to symbole pięciocyfrowe. Trzy pierwsze cyfry rozdziału pochodzą od wspomnianego już działu, natomiast dwie ostatnie mają charakter porządkowy. I tak dla przykładu w rozdziale 75410 - 754 pochodzi od działu, zaś całość pięciocyfrowego ciągu stanowi rozdział pn. „komendy wojewódzkie PSP”.

Kolejną kwestią porządkującą są tzw. paragrafy budżetowe. Paragraf to nic innego, jak rodzaj wydatku czy dochodu ze względu na rodzaj jego pochodzenia. Paragrafy są samodzielne i czterocyfrowe. Trzy pierwsze cyfry paragrafu dotyczą właściwego wyodrębnienia źródła dochodu, bądź rodzaju wydatku (np. § 421 - wydatki bieżące czy § 430 pozostałe usługi), natomiast czwarta cyfra paragrafu w przypadku, gdy nie jest zerem, określa powiązanie dochodu czy danego wydatku ze środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych. Aby prawidłowo przyporządkować paragraf np. do danego wydatku, należy sięgnąć do aktualnego rozporządzenia ministra finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. To tam znajdziemy zarówno odpowiedni dział, rozdział, jak i paragraf, który nas interesuje.

Zakupy - i co dalej?

Niektórzy z nas, z uwagi na charakter wykonywanej pracy, dokonują zakupów usług bądź towarów, począwszy od papieru do drukarki, długopisu, a kończąc na samochodzie. Mniejszy czy większy wydatek, zawsze pociąga za sobą skutki finansowe. Grono osób uczestniczących bezpośrednio w zakupie danego towaru czy usługi nie zawsze ma rozeznanie, co zrobić bezpośrednio po samym zakupie.

Niestety, jeśli nie dokonujemy zakupów prywatnie, tylko w ramach wykonywanych czynności służbowych, obowiązują nas zasady postępowania, których nie wolno ominąć. Zastosowanie mają wtedy z osobna i łącznie różne przepisy prawa, zwłaszcza ustawy: o zamówieniach publicznych, o finansach publicznych, o rachunkowości czy wreszcie o podatku VAT.

Gdy dokonujemy zakupów na użytek prywatny, nie zawsze zwracamy uwagę na to, czy jesteśmy w posiadaniu dowodu naszego zakupu. Wyjątkiem może być zakup towarów o dużej wartości, jak np. telewizor, komputer itp. W takim przypadku dowód zakupu zawsze zachowujemy, chociażby w celu ewentualnej reklamacji. Przy artykułach o mniejszej wartości pieniężnej - zazwyczaj nie.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy w ramach wykonywanych przez nas obowiązków służbowych jesteśmy zobligowani do zakupu określonych towarów, czy usług. W takiej sytuacji bezwzględnie musimy posiadać dokument potwierdzający nasz zakup - w postaci faktury, rachunku itp. I nie ma znaczenia, czy zakupiliśmy coś o małej, czy dużej wartości kwotowej.

Gdy jesteśmy już w posiadaniu któregoś z dowodów zakupu, ale nie wiemy, co dalej z nim zrobić, korzystamy z rozwiązań gotowych. Każda jednostka powinna mieć opracowane „zasady obiegu dokumentów”. Wystarczy do nich sięgnąć, a krok po kroku poprowadzą nas przez drogę postępowania z naszym dowodem zakupu.

Zacznijmy od tego, że każdy dokument wpływający do jednostki musi zostać skontrolowany. Kontrola dokumentu to nic innego, jak czynność polegająca na sprawdzaniu jego poprawności pod względem tzw. formalnym, merytorycznym oraz rachunkowym. Dopiero po dokonaniu czynności kontrolnych z potwierdzeniem prawidłowości dokument nabiera charakteru dowodu księgowego, a w ślad za tym może zostać ujęty w księgach rachunkowych jednostki. O tym, kto będzie dokonywał poszczególnych rodzajów kontroli w naszej jednostce, decyduje jej kierownik. Informacja na ten temat winna mieć swoje odzwierciedlenie np. w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów jednostki. Kontrole: formalna, merytoryczna oraz rachunkowa dokumentów księgowych są elementami tzw. kontroli wewnętrznej w jednostce. Dokonywane są one na bieżąco, a ich podstawowym celem jest eliminacja błędów. Ostateczne zatwierdzenie operacji finansowych oraz gospodarczych danych dokumentów następuje po ich zatwierdzeniu do wypłaty. Dlatego warto wiedzieć, co w istocie kryje się pod nazwami kontroli formalnej, merytorycznej i rachunkowej dokumentu.

Kontrola merytoryczna

To konieczność wyczerpującego opisania operacji gospodarczej, czyli naszego zakupu. Podczas tej kontroli potwierdzamy zgodność operacji z obowiązującymi przepisami prawa - czy dany zakup był celowy i dokonany z zasadą racjonalnego gospodarowania. Dodatkowo osoba dokonująca kontroli merytorycznej potwierdza, że wydatek z dokumentu mieści się w planie finansowym jednostki oraz że termin realizacji i jej jakość są zgodne z zapisami zawartej umowy. Jeżeli podczas dokonywania kontroli merytorycznej stwierdzone zostaną nieprawidłowości, należy je szczegółowo opisać na rewersie dowodu zakupu lub na załączniku do niego. Osoba dokonująca kontroli, czyli sporządzająca opis nieprawidłowości, potwierdza go własnoręcznym podpisem oraz opatruje datą.

W sytuacji gdy na dokumencie wystąpią błędy w wartości, należy zwrócić się do wystawcy z prośbą o wystawienie tzw. faktury korygującej. Faktura korygująca to nic innego, jak dokument, dzięki któremu możemy zmodyfikować powstałe nieprawidłowości w źródłowym dokumencie, czyli naszej fakturze.

Jeśli nasz zakup dotyczył środków trwałych (np. maszyn, urządzeń, środków transportu) lub wartości niematerialnych i prawnych (np. licencji, oprogramowań komputerowych), należy dołączyć do dowodu zakupu dokumenty potwierdzające wprowadzenie do ewidencji stanu jednostki, sporządzone przez odpowiedzialne do tego komórki, np. OT (przyjęcie środka trwałego).

Dodatkowo podczas kontroli merytorycznej dokonuje się zakwalifikowania danej operacji w zakresie tzw. budżetu zadaniowego. Budżet zadaniowy to nic innego, jak plan wydatków naszej jednostki, sporządzany w układzie funkcji, zadań oraz podzadań, wraz ze wskazaniem na poziomie zadań i podzadań celów, które planuje się osiągnąć w wyniku realizacji zadania czy podzadania oraz mierników określających stopień realizacji założonych przez jednostkę celów.

Osoby upoważnione do dokonywania kontroli merytorycznej wskazuje kierownik jednostki.

Kontrola formalno-rachunkowa

Następnym etapem kontroli dokumentów jest kontrola formalno-rachunkowa. Polega ona na sprawdzeniu, czy dokument jest wolny od wszelkich błędów rachunkowych i czy zawiera wszystkie elementy umożliwiające uznanie go- zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa - za dowód księgowy. Sprawdza się prawidłowość wystawienia dokumentu oraz jego kompletność formalną. Gdy dokument potwierdzający dokonanie przez nas operacji gospodarczej ma wady formalne, np. w postaci nieprawidłowego adresu jednostki, numeru NIP, nazwy jednostki itp., należy skorygować daną nieprawidłowość poprzez wystawienie tzw. noty korygującej. Nota korygująca to nic innego, jak dokument, w którym następuje skorygowanie ewentualnych nieprawidłowości. Dokument ten musi zostać zatwierdzony przez jego wystawcę oraz nabywcę.

Osoba dokonująca tego rodzaju kontroli sprawdza również, czy do danego dokumentu zostały dołączone niezbędne dokumenty dodatkowe, np. protokoły odbioru wynikające z zapisów zawartej umowy. Potwierdzenie kontroli dowodu księgowego kontrolujący potwierdza własnoręcznym podpisem i datą w miejscu do tego wyznaczonym.

Dokument, który po kontroli został uznany za prawidłowo wystawiony, powinien zostać przekazany do zatwierdzenia oraz odpowiednio zadekretowany i zaksięgowany.

Kontrola wstępna

Zgodnie z treścią art. 54 ustawy o finansach publicznych we wszystkich rodzajach jednostek sektora finansów publicznych do obowiązków głównego księgowego należy przeprowadzenie tzw. wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym jednostki. Polega ona na dogłębnej ocenie kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Główny księgowy potwierdza fakt dokonania przez niego kontroli wstępnej własnoręcznym podpisem. Dokonanie tego rodzaju kontroli oznacza, że nie zgłoszono żadnych zastrzeżeń nie tylko do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji, ale również do jej zgodności z prawem. Jednocześnie kontrola wstępna oznacza, że nie zgłoszono uwag do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów w ramach danego wydatku oraz że zobowiązania wynikające z tej operacji mieszczą się w planie finansowym naszej jednostki.

Zatwierdzenie do wypłaty

Ostatnim ogniwem zatwierdzającym dany dokument do wypłaty jest oczywiście kierownik naszej jednostki. To on przez złożenie własnoręcznego podpisu ostatecznie zatwierdza i tym samym zezwala na dokonanie płatności. Na tej podstawie nasz dokument zostaje przekazany odpowiednim do tego komórkom w celu dokonania płatności, a po jej zrealizowaniu zostaje ujęty w księgach rachunkowych jednostki.

Jak wynika z opisanych powyżej czynności droga od momentu dokonania samego zakupu do zrealizowania w jego ramach płatności jest dość długa. Wielu z nas niestety nie zdaje sobie sprawy z obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa. To nie widzimisię zatrudnionych w jednostce urzędników, ale obowiązujące, bardzo precyzyjne prawo wymusza takie, a nie inne rozwiązania. Zostały tak pomyślane, by tworzyć ławą do prześledzenia sekwencję czynności. Kto próbuje je omijać, w sposób rażący narusza prawo. Dlatego warto je poznać i choć raz samodzielnie przejść, by stwierdzić, że wbrew pozorom nie są ani trudne, ani skomplikowane, a przy prawidłowym stosowaniu działają jak sprawdzony, niezawodny system.